Introducción
Cambiar a un nuevo CRM no significa empezar desde cero. El sistema de Importación de Datos de ellocharlie facilita la migración de su conjunto de datos completo — empresas, contactos, negocios, conversaciones, pares de preguntas y respuestas, y documentos — todo en un solo lugar.
Ya sea que esté migrando desde otro CRM o consolidando datos de múltiples fuentes, el asistente de importación le guía en cada paso:
Seleccione lo que desea importar (empresas, contactos, negocios, etc.)
Cargue su archivo CSV
Asigne sus columnas a los campos de ellocharlie (detección automática incluida)
Previsualice sus datos y corrija cualquier problema
Importe con un solo clic
El sistema gestiona la detección de duplicados, valida sus datos antes de importarlos y le proporciona un registro de auditoría completo de cada importación.
Buenas Prácticas
Antes de Cargar
Use la plantilla. Haga clic en «Descargar Plantilla» en el asistente para obtener un CSV con los encabezados de columna correctos para su tipo de entidad. Esto garantiza que sus datos estén formateados correctamente y hace que la asignación sea automática.
Limpie sus datos de origen. Elimine registros duplicados, corrija errores evidentes y asegúrese de que los campos obligatorios (como el nombre de la empresa o el correo electrónico del contacto) estén completados. Cuanto más limpios estén sus datos de origen, menos problemas encontrará durante la importación.
Pruebe primero con un lote pequeño. Si va a importar miles de registros, intente importar entre 50 y 100 primero para verificar que la asignación y la estrategia de duplicados funcionen como se espera.
Elija su estrategia de duplicados con cuidado. Decida de antemano si desea omitir los duplicados, combinarlos con los registros existentes o permitir duplicados. Esta elección determina cómo la importación gestiona los registros que ya existen en su sistema.
Durante la Importación
Revise la previsualización con atención. La previsualización muestra las primeras 100 filas y resalta cualquier advertencia o error. Tómese el tiempo necesario para corregir los problemas antes de confirmar; puede activar o desactivar filas para excluir registros problemáticos.
Verifique los indicadores de confianza. Las marcas de verificación verdes indican que ellocharlie detectó automáticamente sus columnas con alta confianza. Las advertencias amarillas indican que se utilizó coincidencia aproximada. Si ve columnas sin asignar, asígnelas manualmente u omítalas.
No cierre su navegador. Para importaciones grandes (más de 500 filas), el sistema transmite actualizaciones de progreso en tiempo real. Mantenga la página abierta hasta que la importación finalice.
Después de la Importación
Revise los resultados. La pantalla de finalización muestra cuántos registros fueron creados, omitidos y fallidos. Si hay errores, el sistema lista los primeros 5 — corrija esos registros y vuelva a importarlos si es necesario.
Consulte su historial de importaciones. Cada importación queda registrada con una marca de tiempo, el nombre del archivo, el tipo de entidad y los recuentos de resultados. Puede revisar este historial en cualquier momento desde la página de Importación de Datos.
Cómo Usar la Función de Importación de Datos
Paso 1: Acceder a la Herramienta de Importación
Vaya a Personalizar → Importar Datos (
/admin/import)Haga clic en el botón «Nueva Importación» en la parte superior derecha
Verá el asistente de importación con un proceso de 3 pasos: Cargar → Asignar columnas → Vista previa
Paso 2: Seleccionar el tipo de entidad y cargar el archivo
Elija el tipo de entidad que desea importar entre las seis tarjetas:
Empresas
Contactos
Negocios
Conversaciones
Pares de preguntas y respuestas
Documentos
Haga clic en «Descargar plantilla» para obtener un CSV con los encabezados correctos para ese tipo de entidad (opcional pero recomendado).
Cargue su archivo CSV de alguna de estas maneras:
Arrastrándolo y soltándolo en la zona de carga, o
Haciendo clic en la zona para abrir el selector de archivos
El sistema analiza el archivo al instante y detecta automáticamente las asignaciones de columnas. Avanzará automáticamente al Paso 2.
Paso 3: Asignar columnas y configurar ajustes
La tabla de asignación muestra cada columna del CSV y el campo de ellocharlie al que corresponde:
Columna CSV | → | Campo de ellocharlie | Confianza |
|---|---|---|---|
Nombre de la empresa | → | Nombre | ✅ Alta |
Dirección web | → | Sitio web | ⚠️ Media |
Tipo de negocio | → | -- Omitir esta columna -- | (sin asignar) |
Qué hacer aquí:
Revise las asignaciones detectadas automáticamente. Las marcas de verificación verdes indican alta confianza. Las advertencias amarillas indican coincidencia aproximada. Los círculos vacíos indican columnas sin asignar.
Corrija las asignaciones incorrectas. Haga clic en el menú desplegable del campo para seleccionar manualmente el campo de ellocharlie correcto o elija «Omitir esta columna».
Asigne los campos obligatorios. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo. Debe asignar todos los campos obligatorios antes de continuar.
Omita las columnas innecesarias. Si una columna del CSV no es útil, déjela sin asignar o seleccione «Omitir esta columna».
Configure el manejo de duplicados (debajo de la tabla de asignación):
Omitir duplicados — Si existe un registro coincidente (empresa por nombre, contacto por correo electrónico), se omite la fila. Úselo para evitar la creación de duplicados.
Combinar / completar campos vacíos — Actualiza solo los campos vacíos en los registros existentes. No sobreescribirá datos que ya existan. Úselo para completar información faltante.
Permitir duplicados — Importa todas las filas independientemente de si ya existen. Úselo solo si desea crear registros duplicados de forma intencional.
Configure las opciones específicas de la entidad (si corresponde):
Negocios: Selecciona un Pipeline y una Etapa predeterminada (ambos obligatorios).
Documentos: Selecciona una Categoría predeterminada (opcional).
Una vez que todos los campos obligatorios estén mapeados, haz clic en «Siguiente» para continuar al Paso 3.
Paso 4: Valida y previsualiza tus datos
La pantalla de vista previa muestra las primeras 100 filas de tu importación con el estado de validación:
Insignias de estado:
Válido (verde) — Todos los campos obligatorios están presentes.
Advertencia (ámbar) — Válido, pero con menos de 3 campos mapeados.
Error (rojo) — Falta un campo obligatorio. Estas filas serán excluidas de la importación.
Qué hacer aquí:
Revisa la barra de resumen en la parte superior. Muestra cuántas filas están listas, cuántas tienen advertencias y cuántas tienen errores.
Examina la tabla de vista previa. Busca las filas con errores (se muestran atenuadas). Los campos obligatorios con valores faltantes están resaltados en rojo.
Activa o desactiva filas. Usa el botón de marca/X en cada fila para incluirla o excluirla de la importación. Esto es útil para descartar registros problemáticos.
Revisa los detalles del error. Si hay errores, el sistema lista los primeros 5 debajo de la tabla. Corrígelos en tu CSV y vuelve a cargarlo si es necesario, o desactívalos para excluirlos.
Cuando estés satisfecho, haz clic en «Importar N [Tipo de entidad]» para iniciar la importación. (El botón está deshabilitado si no hay filas válidas.)
Paso 5: Supervisa el progreso de la importación
Para importaciones con más de 500 filas, el sistema transmite actualizaciones de progreso en tiempo real. Verás:
Un estado de carga centrado con un indicador giratorio
Un mensaje como «Importando 1.250 registros...»
Progreso en vivo mientras el sistema procesa los registros en lotes de 100
Mantén la página abierta hasta que la importación finalice.
Paso 6: Revisa los resultados
Una vez que la importación finalice, verás una pantalla de finalización con:
Una marca de verificación verde y el título «Importación completada»
Tres cuadros de estadísticas:
Creados (verde) — Número de nuevos registros creados
Omitidos (ámbar) — Número de filas omitidas (por duplicados o errores)
Fallidos (rojo) — Número de filas que no se pudieron importar
Detalles de errores (si los hay) — Se listan los primeros 5 errores. Si hay más, verás «y N más».
Pasos siguientes:
Haga clic en «Listo» para volver a la página de Importar datos y ver tu importación en el historial.
Haga clic en «Importar más» para iniciar otra importación de inmediato.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato de archivo es compatible?
Solo CSV (valores separados por comas) en la v1. Excel (.xlsx) y JSON aún no son compatibles.
¿Puedo importar relaciones entre entidades?
Sí. El sistema resuelve automáticamente las relaciones entre entidades. Por ejemplo:
Los contactos se vinculan a sus empresas
Los negocios se vinculan a sus empresas y contactos
El sistema los empareja en función del nombre de la empresa o el correo electrónico del contacto
¿Qué ocurre si mi importación falla?
Si algunas filas fallan individualmente, se excluyen de la importación y se detallan en los errores. El resto de las filas válidas se importarán igualmente. Puedes corregir las filas con errores en tu CSV y volver a importarlas.
¿Puedo deshacer una importación?
Todavía no. El sistema registra cada importación en tu historial con todos los detalles (quién la realizó, cuándo, cuántos registros, etc.), pero la reversión masiva no está disponible actualmente. Si necesitas eliminar registros importados, tendrás que borrarlos manualmente o ponerte en contacto con el soporte.
¿Cuánto tarda una importación?
Depende del tamaño del archivo. El sistema procesa los registros en lotes de 100. Para una importación de 1.000 registros, puedes esperar que se complete en pocos minutos. Para importaciones muy grandes (más de 10.000 registros), verás actualizaciones de progreso en tiempo real.
¿Qué pasa si tengo propiedades personalizadas?
El sistema de importación se asigna a las propiedades personalizadas existentes en tu cuenta. No puedes crear nuevas propiedades personalizadas durante una importación, solo asignarlas a las que ya existen. Si necesitas importar datos en una propiedad personalizada que aún no existe, crea primero la propiedad y luego realiza la importación.
¿Puedo programar importaciones recurrentes?
No en la v1. Las importaciones programadas o recurrentes aún no son compatibles. Cada importación es una operación puntual que debes iniciar manualmente.
¿Qué permisos necesito?
Necesitas acceso de administrador para usar la función de Importación de datos. Se encuentra en Personalizar → Importar Datos.
¿Cómo sé si una columna fue detectada automáticamente de forma correcta?
Observa el indicador de confianza junto a cada asignación de campo:
Marca verde — Coincidencia exacta. ellocharlie reconoció el nombre de tu columna perfectamente.
Advertencia amarilla — Coincidencia aproximada. ellocharlie realizó una estimación fundamentada en la similitud.
Círculo vacío — Sin asignar. ellocharlie no reconoció la columna. Puedes asignarla manualmente u omitirla.
¿Cuál es la diferencia entre «Omitir duplicados» y «Combinar / completar campos vacíos»?
Omitir duplicados — Si ya existe un registro con el mismo nombre (empresa) o correo electrónico (contacto), la fila se omite por completo. No se realiza ninguna actualización.
Combinar / completar campos vacíos — Si ya existe un registro con el mismo nombre o correo electrónico, el sistema actualiza únicamente los campos vacíos de ese registro. Los datos existentes nunca se sobrescriben.
¿Puedo importar en varios pipelines a la vez?
No. Al importar negocios, seleccionas un único pipeline y una etapa predeterminada para todos los negocios importados. Si necesitas importar negocios en distintos pipelines, realiza importaciones separadas para cada uno.
¿Qué datos se almacenan sobre mis importaciones?
Cada importación queda registrada en tu historial de importaciones con:
Fecha y hora de la importación
Tipo de entidad (empresas, contactos, etc.)
Nombre del archivo
Recuentos de resultados (creados, omitidos, fallidos)
Estado de la importación
Lista completa de los IDs de entidades creadas (para una futura función de reversión)
Este historial está limitado al tenant y solo es visible para los administradores.