Introduksjon
Å bytte til et nytt CRM-system betyr ikke at du må begynne fra bunnen av. ellocharlie sitt dataimportsystem gjør det enkelt å migrere hele datasettet ditt – bedrifter, kontakter, avtaler, samtaler, spørsmål og svar, og dokumenter – alt på ett sted.
Enten du bytter fra et annet CRM eller konsoliderer data fra flere kilder, veileder importveiviseren deg gjennom hvert trinn:
Velg hva du vil importere (bedrifter, kontakter, avtaler osv.)
Last opp CSV-filen din
Tilordne kolonnene dine til ellocharlie-felt (registreres automatisk for deg)
Forhåndsvis dataene dine og rett opp eventuelle problemer
Importer med ett enkelt klikk
Systemet håndterer duplikatdeteksjon, validerer dataene dine før import, og gir deg en fullstendig revisjonslogg over hver import.
Anbefalte fremgangsmåter
Før du laster opp
Bruk malen. Klikk på «Last ned mal» i veiviseren for å få en CSV-fil med de riktige kolonneoverskriftene for enhetstypen din. Dette sikrer at dataene dine er riktig formatert og gjør tilordningen automatisk.
Rydd opp i kildedataene dine. Fjern duplikatoppføringer, rett opp åpenbare feil, og sørg for at obligatoriske felt (som bedriftsnavn eller kontaktens e-postadresse) er utfylt. Jo renere kildedataene er, desto færre problemer vil du møte under importen.
Test med et lite utvalg først. Hvis du importerer tusenvis av oppføringer, kan du prøve å importere 50–100 først for å bekrefte at tilordningen og duplikatstrategien fungerer som forventet.
Velg duplikatstrategien din nøye. Bestem på forhånd om du vil hoppe over duplikater, slå dem sammen med eksisterende oppføringer, eller tillate duplikater. Dette valget påvirker hvordan importen håndterer oppføringer som allerede finnes i systemet ditt.
Under import
Gå nøye gjennom forhåndsvisningen. Forhåndsvisningen viser de første 100 radene og fremhever eventuelle advarsler eller feil. Ta deg tid til å rette opp problemer før du bekrefter – du kan slå rader av og på for å ekskludere problematiske oppføringer.
Sjekk tillitsindikatorer. Grønne haker betyr at ellocharlie registrerte kolonnene dine automatisk med høy sikkerhet. Gule advarsler betyr at uskarpt samsvar ble brukt. Hvis du ser umappede kolonner, tilordner du dem manuelt eller hopper over dem.
Ikke lukk nettleseren. For store importer (over 500 rader) strømmer systemet fremdriftsoppdateringer i sanntid. Hold siden åpen til importen er fullført.
Etter import
Gå gjennom resultatene. Fullføringsskjermen viser hvor mange oppføringer som ble opprettet, hoppet over og mislyktes. Hvis det er feil, lister systemet opp de første 5 – rett opp disse oppføringene og importer dem på nytt om nødvendig.
Sjekk importhistorikken din. Hver import registreres med et tidsstempel, filnavn, enhetstype og resultatantall. Du kan se gjennom denne historikken når som helst fra siden Importer data.
Slik bruker du dataimportfunksjonen
Trinn 1: Åpne importverktøyet
Gå til Tilpass → Importer data (
/admin/import)Klikk på «Ny import» -knappen øverst til høyre
Du vil se importveiviseren med en 3-trinns fremdriftsindikator: Last opp → Tilordne kolonner → Forhåndsvisning
Trinn 2: Velg enhetstype og last opp filen din
Velg enhetstypen du vil importere fra de seks kortene:
Bedrifter
Kontakter
Avtaler
Samtaler
Spørsmål og svar
Dokumenter
Klikk på «Last ned mal» for å få en CSV-fil med de riktige kolonneoverskriftene for den enhetstypen (valgfritt, men anbefalt).
Last opp CSV-filen din ved å enten:
Dra og slippe den til opplastingssonen, eller
Klikke på sonen for å åpne en filvelger
Systemet analyserer filen din umiddelbart og oppdager kolonnetilordninger automatisk. Du går automatisk videre til trinn 2.
Trinn 3: Tilordne kolonner og konfigurer innstillinger
Tilordningstabellen viser hver CSV-kolonne og hvilket ellocharlie-felt den tilordnes til:
CSV-kolonne | → | ellocharlie-felt | Konfidensgrad |
|---|---|---|---|
Bedriftsnavn | → | Navn | ✅ Høy |
Nettadresse | → | Nettsted | ⚠️ Middels |
Forretningstype | → | -- Hopp over denne kolonnen -- | (ikke tilordnet) |
Hva du gjør her:
Gjennomgå automatisk oppdagede tilordninger. Grønne haker betyr høy konfidensgrad. Gule advarsler betyr unøyaktig samsvar. Tomme sirkler betyr ikke tilordnet.
Rett opp feilaktige tilordninger. Klikk på feltets nedtrekksliste for manuelt å velge riktig ellocharlie-felt, eller velg «Hopp over denne kolonnen».
Tilordne obligatoriske felt. Obligatoriske felt er merket med en rød asterisk. Du må tilordne alle obligatoriske felt før du kan fortsette.
Hopp over unødvendige kolonner. Hvis en CSV-kolonne ikke er nyttig, la den stå uten tilordning eller velg «Hopp over denne kolonnen».
Konfigurer håndtering av duplikater (under tilordningstabellen):
Hopp over duplikater — Hvis en tilsvarende post finnes (bedrift etter navn, kontakt etter e-post), hoppes raden over. Bruk dette for å unngå å opprette duplikater.
Slå sammen / fyll inn tomme felt — Oppdater kun tomme felt i eksisterende poster. Overskriver ikke data som allerede finnes. Bruk dette for å fylle inn manglende informasjon.
Tillat duplikater — Importer alle rader uavhengig av om de allerede finnes. Bruk dette bare hvis du bevisst ønsker dupliserte poster.
Konfigurer enhетsspesifikke alternativer (hvis aktuelt):
Avtaler: Velg en pipeline og standardsteg (begge er obligatoriske).
Dokumenter: Velg en standardkategori (valgfritt).
Når alle obligatoriske felt er tilordnet, klikker du på «Neste» for å gå videre til trinn 3.
Trinn 4: Valider og forhåndsvis dataene dine
Forhåndsvisningsskjermen viser de første 100 radene i importen din med valideringsstatus:
Statusmerker:
Gyldig (grønn) — Alle obligatoriske felt er til stede.
Advarsel (gul) — Gyldig, men færre enn 3 tilordnede felt.
Feil (rød) — Mangler et obligatorisk felt. Disse radene vil bli utelatt fra importen.
Hva du gjør her:
Se gjennom oppsummeringslinjen øverst. Den viser hvor mange rader som er klare, hvor mange som har advarsler, og hvor mange som har feil.
Skann forhåndsvisningstabellen. Se etter rader med feil (vist nedtonet). Obligatoriske felt med manglende verdier er uthevet i rødt.
Slå rader av og på. Bruk hake-/X-knappen på hver rad for å inkludere eller utelate den fra importen. Dette er nyttig for å ekskludere problematiske oppføringer.
Sjekk feildetaljene. Hvis det er feil, viser systemet de første 5 under tabellen. Fiks disse problemene i CSV-filen og last opp på nytt ved behov, eller deaktiver dem for å utelate dem.
Når du er fornøyd, klikker du på «Importer N [enhetstype]» for å starte importen. (Knappen er deaktivert hvis det ikke er noen gyldige rader.)
Trinn 5: Overvåk importfremdriften
For importer med mer enn 500 rader strømmer systemet sanntidsoppdateringer om fremdriften. Du vil se:
En sentrert ladetilstand med en spinner
En melding som «Importerer 1 250 oppføringer …»
Løpende fremdrift mens systemet behandler oppføringer i grupper på 100
Hold siden åpen til importen er fullført.
Trinn 6: Se gjennom resultatene
Når importen er ferdig, vil du se et fullføringsskjermbilde med:
Et grønt hakemerke og tittelen «Import fullført»
Tre statistikkbokser:
Opprettet (grønn) — Antall nye oppføringer som ble opprettet
Hoppet over (gul) — Antall rader som ble hoppet over (på grunn av duplikater eller feil)
Mislyktes (rød) — Antall rader som ikke ble importert
Feildetaljer (hvis noen) — De første 5 feilene er listet opp. Hvis det er flere, vil du se «og N til.»
Neste steg:
Klikk på «Ferdig» for å gå tilbake til siden Importer data og se importen i historikktabellen.
Klikk på «Importer mer» for å starte en ny import umiddelbart.
Vanlige spørsmål (FAQ)
Hvilket filformat støtter dere?
Kun CSV (kommaseparerte verdier) for v1. Excel (.xlsx) og JSON støttes ikke ennå.
Kan jeg importere relasjoner mellom enheter?
Ja. Systemet løser automatisk relasjoner mellom enheter. For eksempel:
Kontakter kobles til sine selskaper
Avtaler kobles til sine selskaper og kontakter
Systemet matcher disse basert på selskapsnavn eller kontaktens e-postadresse
Hva skjer hvis importen mislykkes?
Hvis enkeltrad mislykkes, utelates de fra importen og vises i feildetaljene. Resten av de gyldige radene dine vil likevel bli importert. Du kan rette de mislykkede radene i CSV-filen og importere dem på nytt.
Kan jeg angre en import?
Ikke ennå. Systemet registrerer hver import i historikken din med fullstendige detaljer (hvem som importerte, når, hvor mange poster osv.), men massetilbakestilling er foreløpig ikke tilgjengelig. Hvis du trenger å fjerne importerte poster, må du slette dem manuelt eller kontakte support.
Hvor lang tid tar en import?
Det avhenger av filstørrelsen. Systemet behandler poster i grupper på 100. For en import på 1 000 poster kan du forvente at den fullføres i løpet av noen minutter. For svært store importer (10 000+ poster) vil du se fremdriftsoppdateringer i sanntid.
Hva om jeg har egendefinerte egenskaper?
Importsystemet tilordner til eksisterende egendefinerte egenskaper på kontoen din. Du kan ikke opprette nye egendefinerte egenskaper under en import — du kan bare tilordne til de som allerede finnes. Hvis du trenger å importere data til en egendefinert egenskap som ikke eksisterer ennå, oppretter du egenskapen først og kjører deretter importen.
Kan jeg planlegge gjentakende importer?
Ikke i v1. Planlagte eller gjentakende importer støttes ikke ennå. Hver import er en engangsoperasjon som du utløser manuelt.
Hvilke tillatelser trenger jeg?
Du trenger administratortilgang for å bruke Dataimport-funksjonen. Den finner du i Tilpass → Importer data.
Hvordan vet jeg om en kolonne ble gjenkjent automatisk på riktig måte?
Se på tillitsindikatoren ved siden av hver felttilordning:
Grønt hakemerke — Eksakt treff. ellocharlie gjenkjente kolonnenavnet ditt perfekt.
Gul advarsel — Omtrentlig treff. ellocharlie gjorde en kvalifisert gjetting basert på likhet.
Tom sirkel — Ikke tilordnet. ellocharlie gjenkjente ikke kolonnen. Du kan tilordne den manuelt eller hoppe over den.
Hva er forskjellen mellom «Hopp over duplikater» og «Slå sammen / fyll inn tomme felt»?
Hopp over duplikater — Hvis det allerede finnes en post med samme navn (selskap) eller e-post (kontakt), hoppes raden over helt. Ingen oppdatering skjer.
Slå sammen / fyll inn tomme felt — Hvis det allerede finnes en post med samme navn eller e-post, oppdaterer systemet kun de tomme feltene på den posten. Eksisterende data overskrives aldri.
Kan jeg importere til flere pipelines samtidig?
Nei. Når du importerer avtaler, velger du én enkelt pipeline og standardstadium for alle importerte avtaler. Hvis du trenger å importere avtaler til forskjellige pipelines, kjører du separate importer for hver pipeline.
Hvilke data lagres om importene mine?
Hver import registreres i importhistorikken din med:
Dato og klokkeslett for importen
Enhetstype (selskaper, kontakter osv.)
Filnavn
Resultatantall (opprettet, hoppet over, mislyktes)
Importstatus
Fullstendig liste over opprettede enhets-ID-er (for fremtidig tilbakestillingsfunksjonalitet)
Denne historikken er begrenset til leietakeren og er kun synlig for administratorer.