Introduction
Passer à un nouveau CRM ne signifie pas repartir de zéro. Le système d'importation de données d'ellocharlie facilite la migration de votre jeu de données complet — entreprises, contacts, opportunités, conversations, paires Q&R et documents — le tout au même endroit.
Que vous migriez depuis un autre CRM ou que vous consolidiez des données provenant de plusieurs sources, l'assistant d'importation vous guide à chaque étape :
Sélectionnez ce que vous souhaitez importer (entreprises, contacts, opportunités, etc.)
Importez votre fichier CSV
Associez vos colonnes aux champs ellocharlie (détection automatique)
Prévisualisez vos données et corrigez les éventuels problèmes
Importez en un seul clic
Le système gère la détection des doublons, valide vos données avant l'importation et vous fournit un journal d'audit complet de chaque importation.
Bonnes pratiques
Avant l'importation
Utilisez le modèle. Cliquez sur « Télécharger le modèle » dans l'assistant pour obtenir un fichier CSV avec les en-têtes de colonnes appropriés pour votre type d'entité. Cela garantit que vos données sont correctement formatées et rend l'association automatique.
Nettoyez vos données source. Supprimez les enregistrements en double, corrigez les erreurs évidentes et vérifiez que les champs obligatoires (tels que le nom de l'entreprise ou l'adresse e-mail du contact) sont renseignés. Plus vos données source sont propres, moins vous rencontrerez de problèmes lors de l'importation.
Commencez par un petit lot. Si vous importez des milliers d'enregistrements, essayez d'en importer 50 à 100 au préalable pour vérifier que l'association et la stratégie de gestion des doublons fonctionnent comme prévu.
Choisissez soigneusement votre stratégie de gestion des doublons. Décidez à l'avance si vous souhaitez ignorer les doublons, les fusionner avec les enregistrements existants ou les autoriser. Ce choix détermine la façon dont l'importation traite les enregistrements déjà présents dans votre système.
Pendant l'importation
Examinez attentivement la prévisualisation. La prévisualisation affiche les 100 premières lignes et met en évidence les avertissements et les erreurs. Prenez le temps de corriger les problèmes avant de valider — vous pouvez activer ou désactiver des lignes pour exclure les enregistrements problématiques.
Vérifiez les indicateurs de confiance. Les coches vertes indiquent qu'ellocharlie a détecté automatiquement vos colonnes avec un niveau de confiance élevé. Les avertissements jaunes signalent l'utilisation d'une correspondance approximative. Si des colonnes ne sont pas associées, mappez-les manuellement ou ignorez-les.
Ne fermez pas votre navigateur. Pour les importations volumineuses (plus de 500 lignes), le système diffuse les mises à jour de progression en temps réel. Gardez la page ouverte jusqu'à la fin de l'importation.
Après l'importation
Consultez les résultats. L'écran de confirmation indique le nombre d'enregistrements créés, ignorés et en échec. En cas d'erreurs, le système liste les 5 premières — corrigez ces enregistrements et réimportez-les si nécessaire.
Consultez votre historique d'importation. Chaque importation est enregistrée avec un horodatage, le nom du fichier, le type d'entité et les résultats. Vous pouvez consulter cet historique à tout moment depuis la page Importation de données.
Utilisation de la fonctionnalité d'importation de données
Étape 1 : Accéder à l'outil d'importation
Accédez à Personnaliser → Importation de données (
/admin/import)Cliquez sur le bouton « Nouvelle importation » en haut à droite
Vous verrez l'assistant d'importation avec un processus en 3 étapes : Téléverser → Mapper les colonnes → Aperçu
Étape 2 : Sélectionner le type d'entité et téléverser votre fichier
Choisissez le type d'entité que vous souhaitez importer parmi les six cartes :
Entreprises
Contacts
Affaires
Conversations
Paires Q&R
Documents
Cliquez sur « Télécharger le modèle » pour obtenir un fichier CSV avec les en-têtes appropriés pour ce type d'entité (facultatif mais recommandé).
Téléversez votre fichier CSV en effectuant l'une des actions suivantes :
En le faisant glisser et en le déposant dans la zone de téléversement, ou
En cliquant sur la zone pour ouvrir un sélecteur de fichiers
Le système analyse votre fichier instantanément et détecte automatiquement les mappages de colonnes. Vous passerez automatiquement à l'étape 2.
Étape 3 : Mapper les colonnes et configurer les paramètres
Le tableau de mappage affiche chaque colonne CSV et le champ ellocharlie correspondant :
Colonne CSV | → | Champ ellocharlie | Confiance |
|---|---|---|---|
Nom de l'entreprise | → | Nom | ✅ Élevée |
Adresse web | → | Site web | ⚠️ Moyenne |
Type d'activité | → | -- Ignorer cette colonne -- | (non mappé) |
Que faire ici :
Vérifiez les mappages détectés automatiquement. Les coches vertes indiquent une confiance élevée. Les avertissements jaunes indiquent une correspondance approximative. Les cercles vides indiquent des colonnes non mappées.
Corrigez les mappages incorrects. Cliquez sur le menu déroulant du champ pour sélectionner manuellement le champ ellocharlie approprié ou choisissez « Ignorer cette colonne ».
Mappez les champs obligatoires. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge. Vous devez mapper tous les champs obligatoires avant de continuer.
Ignorez les colonnes inutiles. Si une colonne CSV n'est pas utile, laissez-la non mappée ou sélectionnez « Ignorer cette colonne ».
Configurer la gestion des doublons (sous le tableau de mappage) :
Ignorer les doublons — Si un enregistrement correspondant existe (entreprise par nom, contact par e-mail), ignorez la ligne. Utilisez cette option pour éviter de créer des doublons.
Fusionner / compléter les champs vides — Met à jour uniquement les champs vides des enregistrements existants. Ne remplace pas les données déjà présentes. Utilisez cette option pour compléter les informations manquantes.
Autoriser les doublons — Importe toutes les lignes, qu'elles existent déjà ou non. À utiliser uniquement si vous souhaitez intentionnellement des enregistrements en double.
Configurer les options spécifiques à l'entité (le cas échéant) :
Affaires : Sélectionnez un Pipeline et une Étape par défaut (tous deux obligatoires).
Documents : Sélectionnez une Catégorie par défaut (facultatif).
Une fois tous les champs obligatoires mappés, cliquez sur « Suivant » pour passer à l'étape 3.
Étape 4 : Valider et prévisualiser vos données
L'écran de prévisualisation affiche les 100 premières lignes de votre importation avec le statut de validation :
Badges de statut :
Valide (vert) — Tous les champs obligatoires sont présents.
Avertissement (orange) — Valide, mais moins de 3 champs mappés.
Erreur (rouge) — Un champ obligatoire est manquant. Ces lignes seront exclues de l'importation.
Que faire ici :
Consultez la barre de résumé en haut. Elle indique le nombre de lignes prêtes, le nombre de lignes avec des avertissements et le nombre de lignes avec des erreurs.
Parcourez le tableau de prévisualisation. Repérez les lignes comportant des erreurs (affichées en grisé). Les champs obligatoires dont les valeurs sont manquantes sont mis en surbrillance en rouge.
Activez ou désactivez des lignes. Utilisez le bouton coche/croix sur chaque ligne pour l'inclure ou l'exclure de l'importation. Cela est utile pour écarter les enregistrements problématiques.
Vérifiez les détails des erreurs. En cas d'erreurs, le système liste les 5 premières sous le tableau. Corrigez ces problèmes dans votre fichier CSV et rechargez-le si nécessaire, ou désactivez ces lignes pour les exclure.
Une fois satisfait(e), cliquez sur « Importer N [Type d'entité] » pour lancer l'importation. (Le bouton est désactivé s'il n'y a aucune ligne valide.)
Étape 5 : Suivre la progression de l'importation
Pour les importations de plus de 500 lignes, le système diffuse des mises à jour de progression en temps réel. Vous verrez :
Un état de chargement centré avec un indicateur rotatif
Un message du type « Importation de 1 250 enregistrements en cours... »
La progression en direct pendant que le système traite les enregistrements par lots de 100
Gardez la page ouverte jusqu'à la fin de l'importation.
Étape 6 : Examiner les résultats
Une fois l'importation terminée, un écran de fin s'affiche avec :
Une coche verte et le titre « Importation terminée »
Trois encadrés de statistiques :
Créés (vert) — Nombre de nouveaux enregistrements créés
Ignorés (orange) — Nombre de lignes ignorées (en raison de doublons ou d'erreurs)
Échoués (rouge) — Nombre de lignes dont l'importation a échoué
Détails des erreurs (le cas échéant) — Les 5 premières erreurs sont listées. S'il y en a davantage, le message « et N de plus » s'affiche.
Étapes suivantes :
Cliquez sur « Terminer » pour revenir à la page Importer des données et consulter votre importation dans le tableau d'historique.
Cliquez sur « Importer davantage » pour démarrer immédiatement une autre importation.
FAQ
Quel format de fichier est pris en charge ?
CSV (valeurs séparées par des virgules) uniquement pour la v1. Excel (.xlsx) et JSON ne sont pas encore pris en charge.
Puis-je importer des relations entre entités ?
Oui. Le système résout automatiquement les relations entre entités. Par exemple :
Les contacts sont liés à leurs entreprises
Les opportunités sont liées à leurs entreprises et à leurs contacts
Le système effectue ces correspondances sur la base du nom de l'entreprise ou de l'adresse e-mail du contact
Que se passe-t-il si mon importation échoue ?
Si des lignes individuelles échouent, elles sont exclues de l'importation et répertoriées dans le détail des erreurs. Le reste de vos lignes valides sera tout de même importé. Vous pouvez corriger les lignes en échec dans votre CSV et les réimporter.
Puis-je annuler une importation ?
Pas encore. Le système enregistre chaque importation dans votre historique avec tous les détails (qui l'a importée, quand, combien d'enregistrements, etc.), mais la restauration en masse n'est pas encore disponible. Si vous devez supprimer des enregistrements importés, vous devrez les supprimer manuellement ou contacter le support.
Combien de temps dure une importation ?
Cela dépend de la taille de votre fichier. Le système traite les enregistrements par lots de 100. Pour une importation de 1 000 enregistrements, comptez quelques minutes. Pour les importations très volumineuses (10 000 enregistrements ou plus), vous verrez la progression en temps réel.
Que se passe-t-il si j'ai des propriétés personnalisées ?
Le système d'importation établit une correspondance avec les propriétés personnalisées existantes de votre compte. Vous ne pouvez pas créer de nouvelles propriétés personnalisées lors d'une importation — vous pouvez uniquement les associer à des propriétés déjà existantes. Si vous devez importer des données dans une propriété personnalisée qui n'existe pas encore, créez d'abord la propriété, puis lancez l'importation.
Puis-je planifier des importations récurrentes ?
Pas dans la v1. Les importations planifiées ou récurrentes ne sont pas encore prises en charge. Chaque importation est une opération unique que vous déclenchez manuellement.
Quelles autorisations sont nécessaires ?
Vous devez disposer d'un accès administrateur pour utiliser la fonctionnalité d'importation de données. Elle se trouve dans Personnaliser → Importation de données.
Comment savoir si une colonne a été détectée automatiquement correctement ?
Consultez l'indicateur de confiance situé à côté de chaque association de champ :
Coche verte — Correspondance exacte. ellocharlie a reconnu le nom de votre colonne parfaitement.
Avertissement jaune — Correspondance approximative. ellocharlie a fait une supposition éclairée basée sur la similarité.
Cercle vide — Non associé. ellocharlie n'a pas reconnu la colonne. Vous pouvez l'associer manuellement ou l'ignorer.
Quelle est la différence entre « Ignorer les doublons » et « Fusionner / compléter les champs vides » ?
Ignorer les doublons — Si un enregistrement portant le même nom (entreprise) ou la même adresse e-mail (contact) existe déjà, la ligne est ignorée entièrement. Aucune mise à jour n'est effectuée.
Fusionner / compléter les champs vides — Si un enregistrement portant le même nom ou la même adresse e-mail existe déjà, le système met à jour uniquement les champs vides de cet enregistrement. Les données existantes ne sont jamais écrasées.
Puis-je importer dans plusieurs pipelines à la fois ?
Non. Lors de l'importation d'opportunités, vous sélectionnez un seul pipeline et une étape par défaut pour toutes les opportunités importées. Si vous devez importer des opportunités dans différents pipelines, effectuez des importations séparées pour chaque pipeline.
Quelles données sont conservées concernant mes importations ?
Chaque importation est enregistrée dans votre historique d'importation avec :
Date et heure de l'importation
Type d'entité (entreprises, contacts, etc.)
Nom du fichier
Décomptes des résultats (créés, ignorés, échoués)
Statut de l'importation
Liste complète des identifiants des entités créées (pour une future fonctionnalité de restauration)
Cet historique est limité au tenant et visible uniquement par les administrateurs.