Configuración de Pipelines

¿Qué son los Pipelines?

Los pipelines son flujos de trabajo automatizados que organizan etapas de trabajo secuenciales. Cada pipeline está compuesto por etapas ordenadas (como «Lead», «Calificado», «Propuesta», «Cerrado Ganado»), y cada etapa contiene elementos o tareas específicas. Los pipelines transforman procesos manuales de múltiples pasos en estructuras repetibles y organizadas que puedes monitorear, visualizar y gestionar de manera consistente.

¿Por qué usar múltiples Pipelines?

En lugar de mezclar todo tu trabajo en un solo pipeline, puedes crear pipelines separados para diferentes procesos de negocio:

• Pipeline de Ventas — gestiona tratos desde el lead hasta el cierre

• Pipeline de Contratación — hace seguimiento de candidatos a través de las etapas de entrevista

• Incorporación de Clientes — guía a los nuevos clientes durante la configuración

• Escalación de Soporte — organiza tickets por gravedad y estado de resolución

Cada pipeline tiene su propia identidad visual (color, ícono), etiquetas de entidad personalizadas y etapas adaptadas a ese flujo de trabajo específico.

Primeros pasos: Ver y navegar Pipelines

Acceder a tus Pipelines

1. Ve a la sección Pipeline (Ventas y Marketing > Pipelines) desde la navegación principal.

2. Un Selector de Pipeline aparece en la barra de filtros, junto a los botones Propiedades del Trato y Propiedades de la Empresa.

3. Haz clic en el selector para ver todos los pipelines disponibles con sus puntos de color.

4. Selecciona un pipeline para ver su tablero kanban con todas las etapas y elementos.

Nota: El selector de pipeline siempre es visible cuando existen pipelines, incluso si solo tienes uno.

Entender la Vista Kanban

Una vez que selecciones un pipeline, verás:

• Etapas como columnas — cada columna representa una etapa en tu flujo de trabajo (p. ej., «Lead», «Calificado», «Propuesta», «Cerrado Ganado»)

• Elementos como tarjetas — cada tarjeta representa un elemento en esa etapa (un trato, candidato, cliente o ticket)

• Codificación de colores — el pipeline y las etapas se identifican visualmente por color para un reconocimiento rápido

• Etiquetas de entidad — los elementos se denominan según la etiqueta que hayas definido para ese pipeline (p. ej., «Tratos» en un pipeline de ventas, «Candidatos» en un pipeline de contratación)

Creación y gestión de Pipelines

Acceder a la Configuración de Pipelines

Para crear, editar o gestionar pipelines:

1. Ve a Personalizar → Pipelines

2. Verás la Página de Configuración de Pipelines con una lista de todos tus pipelines

Crear un Nuevo Pipeline

1. Haz clic en Crear Pipeline (o el botón Crear en la página de configuración de Pipelines)

2. Complete los siguientes detalles:

   • Nombre del Pipeline — por ejemplo, «Pipeline de Contratación», «Incorporación de Clientes»

   • Etiqueta de Entidad (Singular) — cómo llama a un elemento individual, p. ej., «Candidato», «Cliente», «Ticket»

   • Etiqueta de Entidad (Plural) — la forma plural, p. ej., «Candidatos», «Clientes», «Tickets»

   • Color — use el selector de color para elegir un identificador visual para este pipeline

   • Icono — opcionalmente, seleccione un icono de Lucide para identificación visual

3. Haz clic en Crear

Su nuevo pipeline está listo. Será redirigido a la página de detalles del pipeline para agregar etapas.

Establecer un Pipeline Predeterminado

Un pipeline por tenant se designa como el pipeline predeterminado. Cuando navegue a /pipeline sin especificar un ID de pipeline, verá su pipeline predeterminado.

Para establecer un pipeline como predeterminado:

1. Ve a Configuración → Pipelines

2. Haga clic en el icono de estrella junto al pipeline que desea establecer como predeterminado

3. El predeterminado anterior se desactiva automáticamente

Reordenar Pipelines

Los pipelines aparecen en el Selector de Pipelines en el orden que usted establezca. Para reordenar:

1. Ve a Configuración → Pipelines

2. Arrastre y suelte los pipelines para reordenarlos

3. El orden se guarda automáticamente

Editar Metadatos del Pipeline

Para editar el nombre, las etiquetas de entidad, el color o el icono de un pipeline:

1. Ve a Configuración → Pipelines

2. Haz clic en Editar junto al pipeline

3. Actualice los campos que desea modificar

4. Haz clic en Guardar

Eliminar un Pipeline

Para eliminar un pipeline:

1. Ve a Configuración → Pipelines

2. Haz clic en Eliminar junto al pipeline

3. Importante: Un pipeline solo puede eliminarse si:

   • No es el pipeline predeterminado

   • No contiene ningún elemento (todos los elementos deben moverse a otro pipeline primero)

Configurar Etapas

Descripción de las Etapas

Las etapas son las columnas de tu tablero kanban. Representan los pasos secuenciales de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, un pipeline de ventas puede tener etapas como «Lead», «Calificado», «Propuesta» y «Cerrado Ganado».

Agregar etapas a un pipeline

1. Ve a Configuración → Pipelines

2. Haz clic en Editar junto al pipeline que deseas configurar

3. Desplázate hasta la Gestión de etapas sección

4. Haz clic en Agregar etapa

5. Ingresa el nombre de la etapa (p. ej., «Lead», «Calificado»)

6. Opcionalmente, elige un color para la etapa

7. Haz clic en Crear etapa

Editar una etapa

1. Ve a Configuración → Pipelines → Editar [Nombre del pipeline]

2. En la Gestión de etapas sección, haz clic en la etapa que deseas editar

3. Actualiza el nombre de la etapa o color

4. Haz clic en Guardar

Reordenar etapas

Las etapas se ejecutan en el orden que tú definas. Para reordenarlas:

1. Ve a Configuración → Pipelines → Editar [Nombre del pipeline]

2. En la Gestión de etapas sección, arrastra y suelta las etapas para reordenarlas

3. El orden se guarda automáticamente

Nota: El orden es inmutable una vez confirmado. Para reordenar es necesario arrastrar las etapas a sus nuevas posiciones; no es posible cambiar el orden de las etapas que ya se han utilizado en tu flujo de trabajo sin volver a crearlas.

Eliminar una etapa

Para eliminar una etapa:

1. Ve a Configuración → Pipelines → Editar [Nombre del pipeline]

2. En la Gestión de etapas sección, haz clic en Eliminar junto a la etapa

3. Importante: Una etapa solo puede eliminarse si no contiene ningún elemento

Campos personalizados y propiedades de alcance de pipeline

Descripción de los campos personalizados

Los campos personalizados te permiten adjuntar datos adicionales a los elementos de tu pipeline. Por ejemplo, puedes agregar un campo «Valor del trato» a tu pipeline de ventas o un campo «Nivel del candidato» a tu pipeline de contratación.

Definir el alcance de los campos personalizados a un pipeline

Los campos personalizados pueden ser:

• Compartidos en todos los pipelines — el campo aparece en cada pipeline (p. ej., «Nombre de la empresa»)

• Limitados a un pipeline específico — el campo aparece únicamente en ese pipeline (p. ej., «Ronda de entrevista» solo en el pipeline de contratación)

Al crear o editar un campo personalizado, puedes elegir si se aplica a todos los pipelines o solo a uno.

Crear campos personalizados con alcance de pipeline

1. Ve a Configuración → Pipelines → Editar [Nombre del pipeline]

2. Desplázate hasta la Campos personalizados sección

3. Haz clic en Agregar campo personalizado

4. Ingresa el nombre del campo y tipo de campo (texto, número, fecha, desplegable, etc.)

5. Elige Alcance: "Solo este pipeline" o "Todos los pipelines"

6. Haz clic en Crear

Mover elementos entre pipelines

Cambiar el pipeline de un elemento

Los elementos pertenecen a exactamente un pipeline, pero puedes moverlos a un pipeline diferente si es necesario.

Para mover un elemento a un pipeline diferente:

1. Abre el elemento (negocio, candidato, cliente, etc.)

2. Haz clic en Mover al pipeline o usa el selector de pipeline en los detalles del elemento

3. Selecciona el pipeline de destino

4. Selecciona el etapa en ese pipeline donde debe ubicarse el elemento

5. Haz clic en Mover

El elemento está ahora en el nuevo pipeline y etapa.

Mejores prácticas para la configuración de pipelines

Nombra las etapas de forma idiomática

Usa pares verbo-sustantivo claros para los nombres de etapa, de modo que la intención sea obvia de un vistazo:

• Pipeline de ventas: «Lead», «Calificado», «Propuesta», «Cerrado ganado»

• Pipeline de contratación: «Solicitud», «Entrevista telefónica», «Entrevista», «Oferta», «Contratado»

• Incorporación de clientes: «Firmado», «Configuración iniciada», «Activo», «Cancelado»

• Escalación de soporte: «Nuevo», «En progreso», «Esperando al cliente», «Resuelto»

Mantén los elementos atómicos

Cada elemento debe representar una unidad de trabajo única y discreta. No intentes combinar múltiples flujos de trabajo en un solo elemento.

Documenta el propósito de los campos personalizados

Usa etiquetas y descripciones claras para los campos personalizados, de modo que los miembros del equipo comprendan su propósito sin necesidad de revisar el historial de configuración. Por ejemplo:

• «Valor del negocio (USD)» en lugar de solo «Valor»

• «Ronda de entrevista (1–3)» en lugar de «Ronda»

• «Avance de incorporación (%)» en lugar de «Progreso»

Usa la codificación por colores de forma estratégica

Asigna colores distintos a los pipelines y etapas para que sean visualmente diferenciables. Esto te ayuda a identificar rápidamente en qué pipeline estás trabajando y en qué etapa se encuentra un elemento.

Controla las versiones de tu configuración

Trata las definiciones de tu pipeline como código. Si tienes múltiples variantes de pipeline o actualizas tus etapas con frecuencia, considera documentar los cambios y llevar un registro de qué cambió y por qué.

Usa el seguimiento del progreso

Supervisa el estado de tus pipelines comprobando cuántos elementos hay en cada etapa. Esto te da una idea de dónde pueden existir cuellos de botella y dónde el trabajo fluye con normalidad.

Ejemplos de estructuras de pipeline

Pipeline de Ventas

Etiqueta de entidad: Negocio / Negocios

Campos personalizados (con alcance de pipeline):

• Valor del negocio (USD)

• Fecha de cierre estimada

• Competidor

• Notas de etapa del negocio

Pipeline de Contratación

Etiqueta de entidad: Candidato / Candidatos

Campos personalizados (con alcance de pipeline):

• Ronda de entrevista (1–3)

• Expectativa salarial

• Fecha de inicio

• Notas de retroalimentación

Pipeline de incorporación de clientes

Etiqueta de entidad: Cliente / Clientes

Campos personalizados (con alcance de pipeline):

• Avance de incorporación (%)

• Gestor de cuenta

• Fecha de puesta en marcha

• Nivel de soporte

Pipeline de escalación de soporte

Etiqueta de entidad: Ticket / Tickets

Campos personalizados (con alcance de pipeline):

• Prioridad (Baja, Media, Alta, Crítica)

• Categoría (Error, Solicitud de función, Soporte)

• Tiempo de resolución (horas)

• Asignado a

Preguntas frecuentes

P: ¿Puedo tener múltiples pipelines?

R: ¡Sí! Puede crear tantos pipelines como necesite. Cada pipeline es independiente y cuenta con sus propias etapas, etiquetas de entidad y campos personalizados. Esto le permite gestionar diferentes procesos de negocio por separado.

P: ¿Qué ocurre con mis datos existentes cuando creo pipelines?

R: Sus negocios existentes se migran automáticamente a un «Pipeline de ventas» predeterminado para mantener la compatibilidad con versiones anteriores. A continuación, puede crear pipelines adicionales para otros flujos de trabajo.

P: ¿Puedo mover un elemento de un pipeline a otro?

R: Sí. Abra el elemento, haga clic en Mover al pipeline, seleccione el pipeline y la etapa de destino y confirme. El elemento se moverá al nuevo pipeline.

P: ¿Puedo eliminar un pipeline?

R: Un pipeline solo puede eliminarse si no es el pipeline predeterminado y no contiene ningún elemento. Si su pipeline tiene elementos, debe moverlos a otro pipeline primero.

P: ¿Puedo reordenar las etapas después de haberlas creado?

R: Sí. Vaya a Configuración → Pipelines → Editar [Pipeline Name], luego arrastre y suelte las etapas para reordenarlas. El nuevo orden se guarda automáticamente.

P: ¿Puedo tener campos personalizados que se apliquen a un solo pipeline?

R: Sí. Al crear un campo personalizado, puede elegir asignarlo a un pipeline específico o hacerlo disponible en todos los pipelines. Los campos con alcance de pipeline solo aparecen en ese pipeline.

P: ¿Cuál es la diferencia entre las etiquetas de entidad y los nombres de etapa?

R: Etiquetas de entidad son los nombres de los propios elementos (p. ej., «Negocio», «Candidato», «Cliente»). Nombres de etapa son los nombres de los pasos del flujo de trabajo (p. ej., «Prospecto», «Calificado», «Propuesta»). Por ejemplo, en un pipeline de contratación, la etiqueta de entidad es «Candidato» y las etapas podrían ser «Solicitud», «Llamada inicial», «Entrevista», etc.

P: ¿Puedo establecer un pipeline como predeterminado?

R: Sí. Vaya a Configuración → Pipelines, haga clic en icono de estrella junto al pipeline que desea establecer como predeterminado y se convertirá en su pipeline predeterminado. Cuando navegue a /pipeline sin especificar un ID de pipeline, verá su pipeline predeterminado.

P: ¿Cómo cambio el nombre de un pipeline?

R: Ve a Configuración → Pipelines, haga clic en Editar junto al pipeline, actualice el Nombre del Pipeliney haga clic en Guardar.

P: ¿Puedo cambiar el color de un pipeline o de una etapa?

R: Sí. Para los pipelines, vaya a Configuración → Pipelines, haga clic en Editary utilice el selector de color. Para las etapas, vaya a Configuración → Pipelines → Editar [Pipeline Name], haga clic en la etapa y actualice su color.

P: ¿Qué ocurre si elimino una etapa que contiene elementos?

R: No puede eliminar una etapa que contenga elementos. Primero debe mover todos los elementos fuera de esa etapa (ya sea a otra etapa del mismo pipeline o a un pipeline diferente).

P: ¿Puedo usar el mismo nombre de etapa en múltiples pipelines?

R: Sí. Cada pipeline tiene su propio conjunto de etapas, por lo que puede usar el mismo nombre de etapa (p. ej., «Prospecto») en múltiples pipelines sin conflictos.

P: ¿Cómo puedo ver todos los elementos de todos los pipelines?

R: Utilice el Selector de Pipeline en la barra de filtros para cambiar entre pipelines. Actualmente no existe una vista de informes entre pipelines, pero puede ver cada pipeline individualmente.