Einführung
Der Wechsel zu einem neuen CRM bedeutet nicht, von vorne anfangen zu müssen. Das Datenimport-System von ellocharlie ermöglicht die einfache Migration Ihres vollständigen Datensatzes – Unternehmen, Kontakte, Deals, Konversationen, Q&A-Paare und Dokumente – alles an einem Ort.
Egal, ob Sie von einem anderen CRM wechseln oder Daten aus mehreren Quellen zusammenführen – der Import-Assistent begleitet Sie durch jeden Schritt:
Auswählen was Sie importieren möchten (Unternehmen, Kontakte, Deals usw.)
Hochladen Ihrer CSV-Datei
Zuordnen Ihrer Spalten zu ellocharlie-Feldern (wird automatisch erkannt)
Vorschau Ihrer Daten und Beheben von Problemen
Importieren mit einem einzigen Klick
Das System erkennt Duplikate, überprüft Ihre Daten vor dem Import und erstellt ein vollständiges Protokoll jedes Imports.
Best Practices
Vor dem Hochladen
Verwenden Sie die Vorlage. Klicken Sie im Assistenten auf „Vorlage herunterladen", um eine CSV-Datei mit den korrekten Spaltenüberschriften für Ihren Entitätstyp zu erhalten. So wird sichergestellt, dass Ihre Daten korrekt formatiert sind und die Zuordnung automatisch erfolgt.
Bereinigen Sie Ihre Quelldaten. Entfernen Sie doppelte Datensätze, korrigieren Sie offensichtliche Fehler und stellen Sie sicher, dass Pflichtfelder (wie Unternehmensname oder Kontakt-E-Mail) ausgefüllt sind. Je sauberer Ihre Quelldaten, desto weniger Probleme treten beim Import auf.
Testen Sie zunächst mit einer kleinen Charge. Wenn Sie Tausende von Datensätzen importieren, versuchen Sie zunächst 50–100 zu importieren, um zu überprüfen, ob Zuordnung und Duplikatstrategie wie erwartet funktionieren.
Wählen Sie Ihre Duplikatstrategie sorgfältig. Entscheiden Sie im Voraus, ob Sie Duplikate überspringen, mit vorhandenen Datensätzen zusammenführen oder zulassen möchten. Diese Wahl beeinflusst, wie der Import mit Datensätzen umgeht, die bereits in Ihrem System vorhanden sind.
Während des Imports
Überprüfen Sie die Vorschau sorgfältig. Die Vorschau zeigt die ersten 100 Zeilen und hebt Warnungen oder Fehler hervor. Nehmen Sie sich Zeit, Probleme zu beheben, bevor Sie den Import bestätigen – Sie können Zeilen ein- und ausblenden, um problematische Datensätze auszuschließen.
Achten Sie auf die Konfidenzindikatoren. Grüne Häkchen bedeuten, dass ellocharlie Ihre Spalten mit hoher Konfidenz automatisch erkannt hat. Gelbe Warnungen bedeuten, dass eine unscharfe Übereinstimmung verwendet wurde. Wenn Sie nicht zugeordnete Spalten sehen, ordnen Sie diese manuell zu oder überspringen Sie sie.
Schließen Sie Ihren Browser nicht. Bei großen Importen (über 500 Zeilen) überträgt das System Fortschrittsaktualisierungen in Echtzeit. Lassen Sie die Seite geöffnet, bis der Import abgeschlossen ist.
Nach dem Import
Überprüfen Sie die Ergebnisse. Der Abschlussbildschirm zeigt, wie viele Datensätze erstellt, übersprungen und fehlgeschlagen sind. Bei Fehlern listet das System die ersten 5 auf – korrigieren Sie diese Datensätze und importieren Sie sie bei Bedarf erneut.
Prüfen Sie Ihren Importverlauf. Jeder Import wird mit Zeitstempel, Dateiname, Entitätstyp und Ergebniszahlen aufgezeichnet. Sie können diesen Verlauf jederzeit auf der Seite „Daten importieren" einsehen.
So verwenden Sie die Datenimport-Funktion
Schritt 1: Importtool aufrufen
Gehen Sie zu Anpassen → Daten importieren (
/admin/import)Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Import" oben rechts
Sie sehen den Import-Assistenten mit einem 3-stufigen Stepper: Hochladen → Spalten zuordnen → Vorschau
Schritt 2: Entitätstyp auswählen & Datei hochladen
Wählen Sie den Entitätstyp, den Sie importieren möchten, aus den sechs Karten:
Unternehmen
Kontakte
Deals
Konversationen
Frage-&-Antwort-Paare
Dokumente
Klicken Sie auf „Vorlage herunterladen" um eine CSV-Datei mit den korrekten Kopfzeilen für diesen Entitätstyp zu erhalten (optional, aber empfohlen).
Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch, indem Sie:
sie in den Upload-Bereich ziehen und ablegen, oder
auf den Bereich klicken, um einen Datei-Browser zu öffnen
Das System analysiert Ihre Datei sofort und erkennt Spaltenzuordnungen automatisch. Sie gelangen automatisch zu Schritt 2.
Schritt 3: Spalten zuordnen & Einstellungen konfigurieren
Die Zuordnungstabelle zeigt jede CSV-Spalte und das entsprechende ellocharlie-Feld, dem sie zugeordnet ist:
CSV-Spalte | → | ellocharlie-Feld | Konfidenz |
|---|---|---|---|
Unternehmensname | → | Name | ✅ Hoch |
Webadresse | → | Website | ⚠️ Mittel |
Unternehmenstyp | → | -- Diese Spalte überspringen -- | (nicht zugeordnet) |
Was Sie hier tun müssen:
Automatisch erkannte Zuordnungen überprüfen. Grüne Häkchen bedeuten hohe Konfidenz. Gelbe Warnungen bedeuten unscharfe Übereinstimmung. Leere Kreise bedeuten nicht zugeordnet.
Fehlerhafte Zuordnungen korrigieren. Klicken Sie auf das Feld-Dropdown, um das korrekte ellocharlie-Feld manuell auszuwählen oder „Diese Spalte überspringen" zu wählen.
Pflichtfelder zuordnen. Pflichtfelder sind mit einem roten Sternchen markiert. Sie müssen alle Pflichtfelder zuordnen, bevor Sie fortfahren können.
Unnötige Spalten überspringen. Wenn eine CSV-Spalte nicht benötigt wird, lassen Sie sie nicht zugeordnet oder wählen Sie „Diese Spalte überspringen".
Duplikatbehandlung konfigurieren (unterhalb der Zuordnungstabelle):
Duplikate überspringen — Wenn ein übereinstimmender Datensatz vorhanden ist (Unternehmen nach Name, Kontakt nach E-Mail), wird die Zeile übersprungen. Verwenden Sie diese Option, um die Erstellung von Duplikaten zu vermeiden.
Zusammenführen / Lücken füllen — Aktualisiert nur leere Felder in vorhandenen Datensätzen. Vorhandene Daten werden nicht überschrieben. Verwenden Sie diese Option, um fehlende Informationen zu ergänzen.
Duplikate zulassen — Importiert alle Zeilen, unabhängig davon, ob sie bereits vorhanden sind. Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie doppelte Datensätze absichtlich erstellen möchten.
Entitätsspezifische Optionen konfigurieren (falls zutreffend):
Deals: Wählen Sie eine Pipeline und eine Standardstufe aus (beide erforderlich).
Dokumente: Wählen Sie eine Standardkategorie aus (optional).
Sobald alle Pflichtfelder zugeordnet sind, klicken Sie auf „Weiter" um mit Schritt 3 fortzufahren.
Schritt 4: Daten validieren und Vorschau anzeigen
Die Vorschau zeigt die ersten 100 Zeilen Ihres Imports mit dem Validierungsstatus:
Statusabzeichen:
Gültig (grün) — Alle Pflichtfelder sind vorhanden.
Warnung (gelb) — Gültig, aber weniger als 3 zugeordnete Felder.
Fehler (rot) — Ein Pflichtfeld fehlt. Diese Zeilen werden vom Import ausgeschlossen.
Was Sie hier tun müssen:
Überprüfen Sie die Zusammenfassungsleiste oben. Sie zeigt an, wie viele Zeilen bereit sind, wie viele Warnungen und wie viele Fehler aufweisen.
Prüfen Sie die Vorschautabelle. Achten Sie auf Zeilen mit Fehlern (abgeblendet dargestellt). Pflichtfelder mit fehlenden Werten sind rot hervorgehoben.
Zeilen ein- und ausblenden. Verwenden Sie die Schaltfläche „Häkchen/X" in jeder Zeile, um sie in den Import einzuschließen oder auszuschließen. Dies ist nützlich, um problematische Datensätze auszuschließen.
Fehlerdetails prüfen. Falls Fehler vorliegen, listet das System die ersten 5 unterhalb der Tabelle auf. Beheben Sie diese Probleme in Ihrer CSV-Datei und laden Sie sie bei Bedarf erneut hoch, oder blenden Sie die betreffenden Zeilen aus.
Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „N [Entitätstyp] importieren" um den Import zu starten. (Die Schaltfläche ist deaktiviert, wenn keine gültigen Zeilen vorhanden sind.)
Schritt 5: Importfortschritt überwachen
Bei Importen mit mehr als 500 Zeilen überträgt das System Echtzeit-Fortschrittsaktualisierungen. Sie sehen:
Einen zentrierten Ladezustand mit einem Spinner
Eine Meldung wie „1.250 Datensätze werden importiert …"
Livefortschritt, während das System Datensätze in Batches von 100 verarbeitet
Lassen Sie die Seite geöffnet, bis der Import abgeschlossen ist.
Schritt 6: Ergebnisse überprüfen
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird ein Abschlussbildschirm mit folgenden Informationen angezeigt:
Ein grünes Häkchen und der Titel „Import abgeschlossen"
Drei Statistikfelder:
Erstellt (grün) — Anzahl der neu erstellten Datensätze
Übersprungen (gelb) — Anzahl der übersprungenen Zeilen (aufgrund von Duplikaten oder Fehlern)
Fehlgeschlagen (rot) — Anzahl der Zeilen, die nicht importiert werden konnten
Fehlerdetails (falls vorhanden) — Die ersten 5 Fehler werden aufgelistet. Gibt es weitere, wird „und N weitere" angezeigt.
Nächste Schritte:
Klicken Sie auf „Fertig" um zur Seite „Daten importieren" zurückzukehren und Ihren Import in der Verlaufstabelle anzuzeigen.
Klicken Sie auf „Weitere importieren" um sofort einen weiteren Import zu starten.
FAQ
Welches Dateiformat wird unterstützt?
Ausschließlich CSV (kommagetrennte Werte) für v1. Excel (.xlsx) und JSON werden noch nicht unterstützt.
Kann ich Beziehungen zwischen Entitäten importieren?
Ja. Das System löst Beziehungen zwischen Entitäten automatisch auf. Zum Beispiel:
Kontakte werden mit ihren Unternehmen verknüpft
Deals werden mit ihren Unternehmen und Kontakten verknüpft
Das System gleicht diese anhand des Unternehmensnamens oder der Kontakt-E-Mail-Adresse ab
Was passiert, wenn mein Import fehlschlägt?
Wenn einzelne Zeilen fehlschlagen, werden sie vom Import ausgeschlossen und in den Fehlerdetails aufgeführt. Die restlichen gültigen Zeilen werden dennoch importiert. Sie können die fehlgeschlagenen Zeilen in Ihrer CSV korrigieren und erneut importieren.
Kann ich einen Import rückgängig machen?
Noch nicht. Das System speichert jeden Import mit vollständigen Details in Ihrem Verlauf (wer ihn durchgeführt hat, wann, wie viele Datensätze usw.), aber ein Massen-Rollback ist derzeit nicht verfügbar. Wenn Sie importierte Datensätze entfernen müssen, müssen Sie diese manuell löschen oder den Support kontaktieren.
Wie lange dauert ein Import?
Das hängt von der Größe Ihrer Datei ab. Das System verarbeitet Datensätze in Stapeln von 100. Bei einem Import von 1.000 Datensätzen können Sie damit rechnen, dass er in wenigen Minuten abgeschlossen ist. Bei sehr großen Importen (10.000+ Datensätze) werden Ihnen Echtzeit-Fortschrittsaktualisierungen angezeigt.
Was ist, wenn ich benutzerdefinierte Eigenschaften habe?
Das Importsystem ordnet vorhandenen benutzerdefinierten Eigenschaften in Ihrem Konto zu. Während eines Imports können keine neuen benutzerdefinierten Eigenschaften erstellt werden — es können nur bereits vorhandene zugeordnet werden. Wenn Sie Daten in eine benutzerdefinierte Eigenschaft importieren möchten, die noch nicht existiert, erstellen Sie die Eigenschaft zuerst und führen Sie dann den Import durch.
Kann ich wiederkehrende Importe planen?
Nicht in v1. Geplante oder wiederkehrende Importe werden noch nicht unterstützt. Jeder Import ist ein einmaliger Vorgang, den Sie manuell auslösen.
Welche Berechtigungen benötige ich?
Sie benötigen Administratorzugriff, um die Datenimport-Funktion zu nutzen. Sie finden sie unter Anpassen → Daten importieren.
Woher weiß ich, ob eine Spalte korrekt automatisch erkannt wurde?
Schauen Sie auf den Konfidenzindikator neben jeder Feldzuordnung:
Grünes Häkchen — Exakte Übereinstimmung. ellocharlie hat Ihren Spaltennamen einwandfrei erkannt.
Gelbe Warnung — Ungefähre Übereinstimmung. ellocharlie hat auf Grundlage der Ähnlichkeit eine fundierte Schätzung vorgenommen.
Leerer Kreis — Nicht zugeordnet. ellocharlie hat die Spalte nicht erkannt. Sie können sie manuell zuordnen oder überspringen.
Was ist der Unterschied zwischen „Duplikate überspringen" und „Zusammenführen / Leerstellen füllen"?
Duplikate überspringen — Wenn ein Datensatz mit demselben Namen (Unternehmen) oder derselben E-Mail-Adresse (Kontakt) bereits vorhanden ist, wird die Zeile vollständig übersprungen. Es findet keine Aktualisierung statt.
Zusammenführen / Lücken füllen — Wenn ein Datensatz mit demselben Namen oder derselben E-Mail-Adresse bereits vorhanden ist, aktualisiert das System nur die leeren Felder dieses Datensatzes. Vorhandene Daten werden nie überschrieben.
Kann ich gleichzeitig in mehrere Pipelines importieren?
Nein. Beim Importieren von Deals wählen Sie eine einzelne Pipeline und eine Standardphase für alle importierten Deals aus. Wenn Sie Deals in verschiedene Pipelines importieren möchten, führen Sie für jede Pipeline einen separaten Import durch.
Welche Daten werden über meine Importe gespeichert?
Jeder Import wird in Ihrem Importverlauf mit folgenden Informationen erfasst:
Datum und Uhrzeit des Imports
Entitätstyp (Unternehmen, Kontakte usw.)
Dateiname
Ergebnisanzahl (erstellt, übersprungen, fehlgeschlagen)
Importstatus
Vollständige Liste der erstellten Entitäts-IDs (für künftige Rollback-Funktionalität)
Dieser Verlauf ist mandantenspezifisch und nur für Administratoren sichtbar.