Einführung: Was ist die Wissensdatenbank?
Die Wissensdatenbank dient als zentrale Anlaufstelle für die interne Dokumentation in Ihrem kundenorientierten Portal. Anstatt verstreuter Wikis, E-Mail-Ketten und fragmentierter Ressourcen kann Ihr Team strukturierte, nach Kategorien geordnete Dokumente erstellen, den gesamten Inhalt durchsuchen und beim Bearbeiten KI-gestützte Schreibhilfe erhalten. Alle Seiten sind mit Ihrer Markenidentität, Ihrem Logo und Ihrem Unternehmensnamen versehen, und das Portal ist für Desktop- und Mobilgeräte responsiv ausgelegt.
Warum die Wissensdatenbank nutzen?
Zentrale Dokumentationsplattform
Ersetzen Sie fragmentierte Wikis und E-Mail-Ketten durch eine einzige, gebrandete und auffindbare Ressource, auf die Ihr gesamtes Team zugreifen und die es pflegen kann.
Durchsuchbar und strukturiert
Dokumente werden nach Kategorien gruppiert und als Kacheln auf der Startseite angezeigt. Die Volltextsuche über alle veröffentlichten Artikel hinweg ermöglicht es Teammitgliedern, schnell das zu finden, was sie benötigen.
KI-gestütztes Schreiben
Erhalten Sie Echtzeit-Unterstützung beim Verfassen von Dokumenten. Der integrierte KI-Assistent kann Inhalte kürzen oder erweitern, Grammatik und Rechtschreibung korrigieren, die Verständlichkeit verbessern oder auf benutzerdefinierte Eingaben reagieren – alles ohne den Editor zu verlassen.
White-Label und gebrandete Oberfläche
Passen Sie das Portal mit Ihrem Unternehmensnamen, Logo und Ihrer visuellen Identität an. Die Wissensdatenbank teilt ein gemeinsames Designsystem mit anderen Funktionen wie Projekt-Tracker, Statusseite, Changelog, Tickets und Social Feed.
Versionskontrolle und Aktivitätsverfolgung
Revisionsverlauf und Aktivitätsprotokolle zeichnen alle Änderungen an Dokumenten auf, sodass Sie stets wissen, wer was wann bearbeitet hat.
Dokumente erstellen und veröffentlichen
Ein neues Dokument erstellen
Navigieren Sie zur Wissensdatenbank über Support > Wissen im Hauptnavigationsmenü.
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein neues Dokument zu erstellen.
Geben Sie einen Titel und eine optionale Beschreibung für Ihren Artikel ein.
Wählen Sie eine Kategorie aus, um das Dokument neben verwandten Inhalten zu organisieren.
Beginnen Sie, Ihre Inhalte im Rich-Editor zu verfassen (siehe „Den Editor verwenden" weiter unten).
Speichern Sie Ihre Arbeit als Entwurf, bevor Sie sie veröffentlichen.
Den Editor verwenden
Der Wissensdatenbank-Editor basiert auf Tiptap und unterstützt umfangreiche Formatierungen, Inline-Bearbeitung und eingebettete Medien.
Formatierung und Inline-Bearbeitung
Formatieren Sie Text mit Fett, Kursiv, Unterstrichen und anderen Standardstilen.
Tauschen Sie Zellen, Tags und Auswahlfelder direkt inline aus, ohne den Editor zu verlassen.
Fügen Sie Inhalte mit Markdown-Erkennung ein – der Editor konvertiert Markdown-Syntax intelligent in formatierten Text.
Medien einbetten
Fügen Sie Dateien und Videos direkt in Ihre Dokumente ein.
Dateien werden als herunterladbare Anhänge innerhalb des Artikels angezeigt.
Videos werden beim Anklicken in einem Lightbox-Player abgespielt, sodass die Leser auf der Seite bleiben.
Benutzerdefinierte Felder
Fügen Sie Dokumenten mandantenspezifische Metadaten hinzu, z. B. „Webhook-URL", „API-Schlüssel" oder andere für Ihren Workflow relevante benutzerdefinierte Felder.
Markieren Sie benutzerdefinierte Felder als Pflichtfelder oder optionale Felder, um die Datenqualität sicherzustellen.
Den KI-Assistenten verwenden
Der KI-Assistent ist in der rechten Seitenleiste des Editors verfügbar und unterstützt Sie beim Verfeinern Ihrer Texte in Echtzeit.
Den Assistenten aufrufen
Klicken Sie beim Bearbeiten auf das Blasenmenü „KI fragen" oder verwenden Sie den Slash-Befehl
/aium das Assistentenfeld zu öffnen.
Funktionsweise
Der Assistent verwendet Claude Haiku, um Antworten direkt in Ihren Editor zu streamen.
Er liest Ihre aktuelle Auswahl oder den Dokumentkontext, um relevante Vorschläge zu liefern.
Nach Ihrer ersten Eingabe erscheint ein Chat-Thread, in dem Sie das Gespräch fortsetzen können.
Schnellaktionen
Verwenden Sie einen der vier vordefinierten Aktions-Chips für häufige Aufgaben:
Kürzen — Verdichten Sie Ihren Text für mehr Klarheit und Prägnanz.
Länger machen — Erweitern Sie Ihren Inhalt mit mehr Details und Beispielen.
Grammatik & Rechtschreibung korrigieren — Sprachfehler automatisch beheben.
Klarheit verbessern — Formulierungen und Struktur für bessere Lesbarkeit verfeinern.
Benutzerdefinierte Eingaben
Geben Sie eine beliebige Eingabe in das Fußzeilen-Eingabefeld ein, um den Assistenten um spezifische Hilfe zu bitten (z. B. „Schreibe das für ein nicht-technisches Publikum um" oder „Füge einen Hinweis zu häufigen Fehlern hinzu").
Der Assistent ist in Ihren Live-Editor integriert, sodass Sie Vorschläge direkt annehmen, bearbeiten oder ablehnen können.
Leerer Zustand und Erste Schritte
Wenn Sie den Assistenten zum ersten Mal öffnen, zeigt ein leerer Zustand Kontext und empfohlene Aktionen an, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Ihr Dokument veröffentlichen
Dokumente durchlaufen ein Statusmodell: Entwurf → veröffentlicht → archiviert.
Ein Dokument veröffentlichen
Schließen Sie das Verfassen und Überprüfen im Editor ab.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichen", um das Dokument live zu schalten.
Durch das Veröffentlichen wird der Suchindex des Portals aktualisiert und der Artikel über den Suche-Hero auf der Startseite sowie über Kategoriekacheln auffindbar gemacht.
Dokumentstatus verwalten
Entwurf: Ihr Dokument ist gespeichert, aber für andere nicht sichtbar. Bearbeiten und verfeinern Sie es weiter, bevor Sie es veröffentlichen.
Veröffentlicht: Ihr Dokument ist live und durchsuchbar. Teammitglieder können es finden und lesen.
Archiviert: Ihr Dokument ist im Hauptportal nicht sichtbar, wird jedoch als historische Referenz aufbewahrt.
Vorläufiges Löschen und Wiederherstellen
Wenn Sie ein Dokument entfernen möchten, verschiebt das vorläufige Löschen es in eine Schublade „Gelöschte Elemente", aus der es später wiederhergestellt werden kann.
Das endgültige Löschen erfolgt ausschließlich über die Admin-API.
Revisionsverlauf und Aktivitätsprotokolle
Jede Änderung an einem Dokument wird im Revisionsverlauf nachverfolgt.
Aktivitätsprotokolle zeigen, wer das Dokument bearbeitet hat, wann und was geändert wurde.
Nutzen Sie diese Informationen, um die Entwicklung Ihrer Dokumentation nachzuvollziehen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich die Wissensdatenbank offline nutzen?
Das Portal erfordert eine Internetverbindung für die Suche, den Zugriff auf KI-Unterstützung und das Veröffentlichen von Änderungen. Offline-Authoring wird derzeit nicht unterstützt.
Wie sind Dokumente organisiert?
Dokumente sind nach Kategorien gruppiert und werden als Kacheln auf der Startseite angezeigt. Filterung, Tagging und Volltextsuche helfen Benutzern bei der Navigation in umfangreichen Wissensdatenbanken.
Kann ich den Ton oder das Verhalten des KI-Assistenten anpassen?
Der Assistent verwendet Claude Haiku mit festen Prompt-Vorlagen. Benutzerdefinierte System-Prompts oder die Modellauswahl sind in der Benutzeroberfläche derzeit nicht verfügbar.
Was passiert, wenn ich ein Dokument lösche?
Das vorläufige Löschen verschiebt Dokumente in eine Schublade „Gelöschte Elemente", aus der sie wiederhergestellt werden können. Das endgültige Löschen erfolgt ausschließlich über die Admin-API.
Kann ich Videos oder Dateien einbetten?
Ja. Dokumente unterstützen elementspezifische Dateidownloads und einen Video-Lightbox-Player. Uploads erfolgen über die standardmäßige Dateianhang-Benutzeroberfläche.
Wer kann Dokumente veröffentlichen?
Veröffentlichungsberechtigungen sind rollenbasiert und pro Mandant konfigurierbar. Zu den Standardrollen gehören Autor, Redakteur und Betrachter.
Ist die Wissensdatenbank durchsuchbar?
Ja. Ein Suche-Hero auf der Startseite unterstützt die Volltextsuche über alle veröffentlichten Artikel. Die Suche ist indiziert und wird beim Veröffentlichen aktualisiert.
Best Practices
Für Auffindbarkeit strukturieren
Verwenden Sie eine einheitliche Kategorietaxonomie in Ihrer Wissensdatenbank. Klare, logische Kategorien erleichtern es Teammitgliedern, Artikel zu durchsuchen und verwandte Inhalte zu finden. Vermeiden Sie es, zu viele Kategorien zu erstellen – streben Sie 5–10 Hauptkategorien an, die Ihre zentralen Arbeitsabläufe widerspiegeln.
Klare, übersichtliche Inhalte verfassen
Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und kurze Absätze, um den Text zu gliedern. Teammitglieder überfliegen Dokumentationen häufig, daher sollten Sie Ihre Artikel so strukturieren, dass sie schnelles Scannen und einfache Navigation unterstützen.
Den KI-Assistenten zur Qualitätssicherung nutzen
Verwenden Sie die Aktionen „Grammatik & Rechtschreibung korrigieren" und „Klarheit verbessern", um Ihre Texte vor der Veröffentlichung zu verfeinern. Der Assistent kann Ihnen dabei helfen, einen einheitlichen Ton und professionellen Standard in allen Artikeln beizubehalten.
Dokumente aktuell halten
Überprüfen und aktualisieren Sie Artikel regelmäßig, insbesondere wenn sich Prozesse oder Tools ändern. Nutzen Sie den Revisionsverlauf, um nachzuverfolgen, wann Dokumente zuletzt aktualisiert wurden und von wem.
Benutzerdefinierte Felder für Metadaten verwenden
Fügen Sie relevante benutzerdefinierte Felder hinzu (z. B. „Zuletzt aktualisiert", „Verantwortliche Person" oder „Verwandte Artikel"), damit Leser den Kontext und die Verlässlichkeit jedes Dokuments besser einschätzen können.
Suche und Navigation testen
Testen Sie nach der Veröffentlichung die Suchfunktion, um sicherzustellen, dass Ihre Artikel auffindbar sind. Verwenden Sie Schlüsselwörter, nach denen Ihr Team auf natürliche Weise suchen würde, und optimieren Sie Artikeltitel und Inhalte entsprechend gängiger Suchmuster.
Beispiele
Beispiel 1: Erstellen eines Verkaufsprozess-Leitfadens
Szenario: Ihr Vertriebsteam benötigt einen zentralen Leitfaden zur Vertriebspipeline und zu Best Practices Ihres Unternehmens.
Schritte:
Erstellen Sie ein neues Dokument mit dem Titel „Verkaufsprozess-Leitfaden".
Weisen Sie es der Kategorie „Vertrieb" zu.
Strukturieren Sie den Leitfaden im Editor mit den Abschnitten: Übersicht, Pipeline-Phasen, Best Practices und häufige Szenarien.
Nutzen Sie den KI-Assistenten zur Überarbeitung der einzelnen Abschnitte – wenden Sie „Klarheit verbessern" auf technische Erläuterungen und „Kürzer machen" auf längere Absätze an.
Betten Sie ein Video mit einer Live-Demo Ihrer Vertriebspipeline ein.
Fügen Sie das benutzerdefinierte Feld „Zuletzt aktualisiert" hinzu und setzen Sie es auf das heutige Datum.
Veröffentlichen Sie das Dokument.
Ergebnis: Ihr Vertriebsteam kann nun nach „Verkaufsprozess" suchen und sofort auf einen umfassenden, gut geschriebenen Leitfaden mit eingebetteten Videobeispielen zugreifen.
Beispiel 2: Erstellen eines API-Dokumentationsartikels
Szenario: Ihr Entwicklungsteam muss einen neuen API-Endpunkt für den internen Gebrauch dokumentieren.
Schritte:
Erstellen Sie ein neues Dokument mit dem Titel „Benutzer-API-Endpunkt-Referenz".
Weisen Sie es der Kategorie „Technisch" oder „API" zu.
Verfassen Sie im Editor die Endpunktbeschreibung, Parameter und Antwortbeispiele.
Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu: „API-Version", „Authentifizierung erforderlich" und „Rate Limit".
Verwenden Sie den KI-Assistenten mit einem benutzerdefinierten Prompt: „Schreibe dies für Entwickler um, die neu in unserer API sind", um die Verständlichkeit sicherzustellen.
Betten Sie Code-Snippets und Beispielanfragen als Dateien ein.
Veröffentlichen Sie das Dokument.
Ergebnis: Neue Entwickler können nach „API-Endpunkt" suchen und vollständige, verständliche Dokumentation mit Beispielen und Metadaten finden.
Beispiel 3: Erstellen einer Onboarding-Checkliste
Szenario: Sie möchten eine schrittweise Onboarding-Checkliste für neue Teammitglieder erstellen.
Schritte:
Erstellen Sie ein neues Dokument mit dem Titel „Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende".
Weisen Sie es der Kategorie „Onboarding" zu.
Strukturieren Sie das Dokument in Phasen: Woche 1, Woche 2, Woche 3 und darüber hinaus.
Verwenden Sie die Inline-Bearbeitung, um eine Checkliste mit Aufgaben und Kontrollkästchen zu erstellen.
Nutzen Sie den KI-Assistenten mit „Länger machen" für spärlich ausgearbeitete Abschnitte, um mehr Details und Kontext hinzuzufügen.
Fügen Sie Links zu verwandten Artikeln ein (z. B. „Unternehmenskultur", „Tools einrichten").
Fügen Sie das benutzerdefinierte Feld „Onboarding-Verantwortliche Person" hinzu, um zu kennzeichnen, wer diesen Leitfaden pflegt.
Veröffentlichen Sie das Dokument.
Ergebnis: Neue Mitarbeitende und ihre Vorgesetzten verfügen über einen klaren, leicht auffindbaren Fahrplan für den ersten Monat – inklusive Links zu weiteren Ressourcen.