Kunnskapsbaseportal

Introduksjon: Hva er kunnskapsbasen?

Kunnskapsbasen fungerer som det sentrale knutepunktet for intern dokumentasjon i din kundevendte portal. I stedet for spredte wikier, e-postkjeder og fragmenterte ressurser kan teamet ditt opprette strukturerte dokumenter organisert etter kategori, søke på tvers av alt innhold og få AI-skrivestøtte under redigering. Alle sider er white-label med din merkevareidentitet, logo og firmanavn, og portalen er responsiv på både stasjonære og mobile enheter.

Hvorfor bruke kunnskapsbasen?

Samlet dokumentasjonsknutepunkt
Erstatt fragmenterte wikier og e-postkjeder med én enkelt, merkevaretilpasset og søkbar ressurs som hele teamet ditt kan få tilgang til og vedlikeholde.

Søkbar og organisert
Dokumenter er gruppert etter kategorier og vises som fliser på startsiden. Fulltekstsøk på tvers av alle publiserte artikler gjør det enkelt for teammedlemmer å raskt finne det de trenger.

AI-assistert skriving
Få hjelp i sanntid mens du forfatter dokumenter. Den innebygde AI-assistenten kan gjøre innhold kortere eller lengre, rette grammatikk og stavefeil, forbedre tydelighet, eller svare på egendefinerte forespørsler – alt uten å forlate editoren.

White-label og merkevaretilpasset
Tilpass portalen med firmanavnet, logoen og den visuelle identiteten din. Kunnskapsbasen deler et felles designsystem med andre funksjoner som Prosjektsporing, Statusside, Endringslogg, Saker og Sosial feed.

Versjonskontroll og aktivitetssporing
Revisjonshistorikk og aktivitetslogger sporer alle endringer i dokumenter, slik at du alltid vet hvem som redigerte hva og når.

Opprette og publisere dokumenter

Opprette et nytt dokument

1. Naviger til kunnskapsbasen via Support > Kunnskap i hovednavigasjonsmenyen.

2. Klikk på knappen for å opprette et nytt dokument.

3. Skriv inn en tittel og en valgfri beskrivelse for artikkelen din.

4. Velg en kategori for å organisere dokumentet sammen med relatert innhold.

5. Begynn å forfatte innholdet ditt i den rike editoren (se «Bruke editoren» nedenfor).

6. Lagre arbeidet som et utkast før publisering.

Bruke editoren

Kunnskapsbase-editoren er bygget på Tiptap og støtter rik formatering, inline-redigering og innebygde medier.

Formatering og inline-redigering

• Formater tekst med fet, kursiv, understrek og andre standardstiler.

• Bytt ut celler, tagger og utvalgte felt inline uten å forlate editoren.

• Lim inn innhold med markdown-bevissthet – editoren konverterer intelligent markdown-syntaks til formatert tekst.

Legge inn medier

• Sett inn filer og videoer direkte i dokumentene dine.

• Filer vises som nedlastbare vedlegg i artikkelen.

• Videoer spilles av i en lightbox-spiller når du klikker på dem, slik at leserne forblir engasjert uten å forlate siden.

Egendefinerte felt

• Legg til tenant-definerte metadata i dokumenter, for eksempel «Webhook-URL», «API-nøkkel» eller andre egendefinerte felt som er relevante for arbeidsflyten din.

• Merk egendefinerte felt som Påkrevd eller Valgfritt for å sikre datakvalitet.

Bruke AI-assistenten

AI-assistenten er tilgjengelig i høyre panel i editoren og kan hjelpe deg med å forbedre skrivingen din i sanntid.

Få tilgang til assistenten

• Klikk på «Spør AI»-boblemenyen under redigering, eller bruk slash-kommandoen /ai for å åpne assistentpanelet.

Slik fungerer det

• Assistenten bruker Claude Haiku til å strømme svar direkte inn i editoren din.

• Den leser gjeldende utvalg eller dokumentkontekst for å gi relevante forslag.

• Etter din første forespørsel vises en chattråd der du kan fortsette samtalen.

Hurtighandlinger
Bruk en av fire ferdige handlingssnarveier for vanlige oppgaver:

• Gjør kortere — Forkort teksten for klarhet og konsishet.

• Gjør lengre — Utvid innholdet med mer detaljer og eksempler.

• Fiks grammatikk og stavefeil — Korriger språkfeil automatisk.

• Forbedre tydelighet — Finjuster ordlyd og struktur for bedre lesbarhet.

Egendefinerte instruksjoner

• Skriv en egendefinert instruksjon i tekstfeltet nederst for å be assistenten om spesifikk hjelp (f.eks. «Skriv dette om for et ikke-teknisk publikum» eller «Legg til en advarsel om vanlige feil»).

• Assistenten er integrert med den aktive editoren, slik at du kan godta, redigere eller avvise forslag direkte i teksten.

Tom tilstand og kom i gang

• Når du åpner assistenten for første gang, vises en tom tilstand med kontekst og foreslåtte handlinger som hjelper deg i gang.

Publisere dokumentet ditt

Dokumenter følger en statusmodell: utkast → publisert → arkivert.

Slik publiserer du et dokument

1. Fullfør forfatter- og gjennomgangsarbeidet i editoren.

2. Klikk på «Publiser»-knappen for å gjøre dokumentet tilgjengelig.

3. Publisering oppdaterer portalens søkeindeks og gjør artikkelen synlig via søkefeltet på forsiden og kategoriflisene.

Administrere dokumentstatus

• Utkast: Dokumentet er lagret, men ikke synlig for andre. Fortsett å redigere og forbedre før du publiserer.

• Publisert: Dokumentet er aktivt og søkbart. Teammedlemmer kan finne og lese det.

• Arkivert: Dokumentet er skjult fra hovedportalen, men beholdes for historisk referanse.

Myk sletting og gjenoppretting

• Hvis du trenger å fjerne et dokument, flyttes det ved myk sletting til en «Slettede elementer»-skuff der det kan gjenopprettes senere.

• Permanent sletting håndteres kun via administrator-API.

Revisjonshistorikk og aktivitetslogger

• Alle endringer i et dokument spores i revisjonshistorikken.

• Aktivitetslogger viser hvem som redigerte dokumentet, når og hva som ble endret.

• Bruk denne informasjonen til å forstå utviklingen av dokumentasjonen din og rulle tilbake til tidligere versjoner ved behov.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg bruke kunnskapsbasen uten internett?
Portalen krever internettilkobling for å søke, bruke AI-assistanse og publisere endringer. Offline-redigering støttes ikke for øyeblikket.

Hvordan er dokumenter organisert?
Dokumenter er gruppert etter kategorier og vises som fliser på forsiden. Filtrering, merking og fulltekstsøk hjelper brukerne å navigere i store kunnskapsbaser.

Kan jeg tilpasse AI-assistentens tone eller oppførsel?
Assistenten bruker Claude Haiku med faste instruksjonsmal. Egendefinerte systeminstruksjoner eller modellvalg er ikke tilgjengelig i brukergrensesnittet for øyeblikket.

Hva skjer når jeg sletter et dokument?
Myk sletting flytter dokumenter til en «Slettede elementer»-skuff der de kan gjenopprettes. Permanent sletting håndteres kun via administrator-API.

Kan jeg legge inn videoer eller filer?
Ja. Dokumenter støtter filnedlasting per element og en videoavspiller med lysbildefunksjon. Opplastinger gjøres via det vanlige grensesnittet for filvedlegg.

Hvem kan publisere dokumenter?
Publiseringstillatelser er rollebaserte og kan konfigureres per leietaker. Standard roller inkluderer forfatter, redaktør og leser.

Er kunnskapsbasen søkbar?
Ja. Et søkefelt på forsiden støtter fulltekstsøk på tvers av alle publiserte artikler. Søket er indeksert og oppdateres ved publisering.

Beste praksiser

Strukturer for synlighet
Bruk en konsistent kategoritaksonomi i kunnskapsbasen din. Tydelige, logiske kategorier gjør det enklere for teammedlemmer å bla gjennom og finne relaterte artikler. Unngå å opprette for mange kategorier – sikt mot 5–10 hovedkategorier som gjenspeiler kjernearbeidsflytene dine.

Skriv tydelig, lettleselig innhold
Bruk overskrifter, punktlister og korte avsnitt for å bryte opp teksten. Teammedlemmer skummer ofte gjennom dokumentasjon, så strukturer artiklene dine for å støtte rask skanning og enkel navigering.

Bruk AI-assistenten for kvalitet
Bruk handlingene «Rett grammatikk og stavemåte» og «Forbedre klarhet» for å polere skrivingen din før publisering. Assistenten kan hjelpe deg med å opprettholde en konsistent tone og profesjonell standard på tvers av alle artikler.

Hold dokumenter oppdatert
Gjennomgå og oppdater artikler jevnlig, særlig når prosesser eller verktøy endres. Bruk revisjonshistorikken til å spore når dokumenter sist ble oppdatert og av hvem.

Bruk egendefinerte felter for metadata
Legg til relevante egendefinerte felter (som «Sist oppdatert», «Eier» eller «Relaterte artikler») for å hjelpe leserne med å forstå konteksten og autoriteten til hvert dokument.

Test søk og navigering
Etter publisering, test søkefunksjonaliteten for å sikre at artiklene dine er søkbare. Bruk søkeord som teamet ditt naturlig ville søke etter, og finjuster artikkeltitler og innhold for å samsvare med vanlige søkemønstre.

Eksempler

Eksempel 1: Opprette en guide for salgsprosessen

Scenario: Salgsteamet ditt trenger en sentralisert guide om selskapets salgsprosjekt og beste praksis.

Trinn:

1. Opprett et nytt dokument med tittelen «Guide for salgsprosessen».

2. Tilordne det til en «Salg»-kategori.

3. Strukturer guiden i redigeringsprogrammet med seksjoner: Oversikt, Pipeline-stadier, Beste praksis og Vanlige scenarioer.

4. Bruk AI-assistenten til å forbedre hver seksjon – kjør «Forbedre klarhet» på tekniske forklaringer og «Gjør kortere» på lange avsnitt.

5. Bygg inn en video som viser en direktedemo av salgsprosjektet ditt.

6. Legg til et egendefinert felt «Sist oppdatert» og sett det til dagens dato.

7. Publiser dokumentet.

Resultat: Salgsteamet ditt kan nå søke etter «salgsprosess» og umiddelbart få tilgang til en omfattende, velskrevet guide med innebygde videoeksempler.

Eksempel 2: Bygge en API-dokumentasjonsartikkel

Scenario: Utviklingsteamet ditt trenger å dokumentere et nytt API-endepunkt til intern bruk.

Trinn:

1. Opprett et nytt dokument med tittelen «Referanse for bruker-API-endepunkt».

2. Tilordne det til en «Teknisk»- eller «API»-kategori.

3. Bruk redigeringsprogrammet til å skrive endepunktbeskrivelsen, parametere og responseksempler.

4. Legg til egendefinerte felter: «API-versjon», «Autentisering påkrevd» og «Hastighetsbegrensning».

5. Bruk AI-assistenten med en egendefinert melding: «Skriv dette om for utviklere som er nye i API-et vårt» for å sikre klarhet.

6. Bygg inn kodesnutter og eksempelforespørsler som filer.

7. Publiser dokumentet.

Resultat: Nye utviklere kan søke etter «API-endepunkt» og finne fullstendig, tydelig dokumentasjon med eksempler og metadata.

Eksempel 3: Opprette en sjekkliste for onboarding

Scenario: Du ønsker å opprette en trinn-for-trinn-sjekkliste for onboarding av nye teammedlemmer.

Trinn:

1. Opprett et nytt dokument med tittelen «Sjekkliste for onboarding av nyansatte».

2. Tilordne det til en «Onboarding»-kategori.

3. Strukturer dokumentet med faser: Uke 1, Uke 2, Uke 3 og Videre.

4. Bruk innebygd redigering til å opprette en sjekkliste med oppgaver og avkryssingsbokser.

5. Bruk AI-assistenten til å «Gjøre lengre» på sparsomme seksjoner, og legg til mer detalj og kontekst.

6. Bygg inn lenker til relaterte artikler (f.eks. «Bedriftskultur», «Oppsett av verktøy»).

7. Legg til et egendefinert felt «Onboarding-ansvarlig» for å identifisere hvem som vedlikeholder denne guiden.

8. Publiser dokumentet.

Resultat: Nyansatte og deres ledere får et tydelig, søkbart veikart for den første måneden, med lenker til ytterligere ressurser.