Einführung
Pipelines sind das Herzstück des Workflow-Managements in ElloCharlie. Anstelle einer einzigen flachen Liste von Deals können Sie jetzt mehrere Pipelines erstellen – jede auf einen bestimmten Geschäftsprozess zugeschnitten. Ob Sie eine Vertriebs-Pipeline, eine Einstellungs-Pipeline, das Kunden-Onboarding oder die Support-Eskalation verwalten – Pipelines ermöglichen es Ihnen, Ihre Arbeit in einer phasenbasierten Kanban-Ansicht zu visualisieren und zu organisieren.
Jede Pipeline ist eigenständig und verfügt über:
Phasen (anpassbare Spalten wie „Lead", „Qualifiziert", „Angebot", „Abschluss")
Entitätslabels (Elemente als „Deals", „Kandidaten", „Kunden" oder beliebig anders bezeichnen)
Farbkodierung (zur visuellen Identifikation)
Benutzerdefinierte Felder (optional nur auf diese Pipeline beschränkt)
Pipelines verwalten
Ihre Pipelines anzeigen
Navigieren Sie über die Hauptnavigation zum Bereich Pipeline .
Eine Pipeline-Auswahl wird in der Filterleiste angezeigt (neben den Schaltflächen „Deal-Eigenschaften" / „Unternehmenseigenschaften").
Klicken Sie auf die Auswahl, um alle verfügbaren Pipelines mit ihren farbigen Punkten anzuzeigen.
Wählen Sie eine Pipeline aus, um ihr Kanban-Board mit allen Phasen und Elementen anzuzeigen.
Hinweis: Die Pipeline-Auswahl ist immer sichtbar, wenn Pipelines vorhanden sind, auch wenn Sie nur eine Pipeline haben.
Eine neue Pipeline erstellen
Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines.
Klicken Sie auf Neue Pipeline erstellen oder Pipeline hinzufügen.
Geben Sie die folgenden Details ein:
Pipeline-Name — z. B. „Einstellungs-Pipeline", „Kunden-Onboarding"
Entitätslabel (Singular) — z. B. „Kandidat", „Kunde" (Standard: „Deal")
Entitätslabel (Plural) — z. B. „Kandidaten", „Kunden" (Standard: „Deals")
Farbe — Wählen Sie mithilfe der Farbauswahl eine Farbe zur visuellen Identifikation
Klicken Sie auf Erstellen.
Ihre neue Pipeline wird automatisch ohne Phasen erstellt. Im nächsten Schritt fügen Sie Phasen hinzu.
Phasen hinzufügen und verwalten
Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines.
Klicken Sie auf die Pipeline, die Sie bearbeiten möchten (oder klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Namen).
Sie befinden sich jetzt auf der Pipeline-Detailseite.
Im Bereich Phasenverwaltung klicken Sie auf Phase hinzufügen.
Geben Sie den Phasennamen ein (z. B. „Lead", „Qualifiziert", „Angebot") und wählen Sie optional eine Farbe.
Klicken Sie auf Speichern.
Phasen neu anordnen:
Ziehen Sie Phasen in der Liste nach oben oder unten, um ihre Anzeigereihenfolge zu ändern.
Die Reihenfolge wird automatisch gespeichert.
Eine Phase bearbeiten:
Klicken Sie auf den Phasennamen oder das Einstellungssymbol, um Name oder Farbe zu bearbeiten.
Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen.
Eine Phase löschen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben einer Phase.
Eine Phase kann nur gelöscht werden, wenn sie keine Einträge enthält.
Eine Standard-Pipeline festlegen
Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Sternsymbol neben der Pipeline, die Sie als Standard festlegen möchten.
Diese Pipeline wird nun geladen, wenn Sie zu
/pipelinenavigieren, ohne eine Pipeline-ID anzugeben.
Hinweis: Jeder Mandant muss genau eine Standard-Pipeline haben. Wenn Sie eine neue Standard-Pipeline festlegen, wird die vorherige automatisch aufgehoben.
Pipelines neu anordnen
Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines.
Ziehen Sie Pipelines in der Liste nach oben oder unten, um ihre Anzeigereihenfolge zu ändern.
Die Reihenfolge wird automatisch aktualisiert und im Pipeline-Auswahlmenü angezeigt.
Pipeline-Metadaten bearbeiten
Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines.
Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Pipeline oder klicken Sie auf den Pipeline-Namen.
Aktualisieren Sie beliebige der folgenden Angaben:
Pipeline-Name
Entitätslabel (Singular)
Entitätslabel (Plural)
Farbe
Klicken Sie auf Speichern.
Eine Pipeline löschen
Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines.
Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Pipeline, die Sie löschen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen Schaltfläche am unteren Ende der Pipeline-Detailseite.
Einschränkungen:
Die Standard-Pipeline kann nicht gelöscht werden.
Eine Pipeline, die Einträge enthält, kann nicht gelöscht werden. Verschieben oder löschen Sie zuerst alle Einträge.
Einträge zwischen Pipelines verschieben
Öffnen Sie die Detailseite eines Eintrags (Deal, Kandidat usw.).
Klicken Sie auf die Schaltfläche In Pipeline verschieben Option (oder ähnliche Aktion).
Wählen Sie die Ziel-Pipeline aus.
Wählen Sie die Phase innerhalb dieser Pipeline, in der der Eintrag landen soll.
Klicken Sie auf Bestätigen.
Der Eintrag ist nun Teil der neuen Pipeline und erscheint in der ausgewählten Phase.
Mit Pipelines in Ihrem Workflow arbeiten
Nach Pipeline anzeigen und filtern
Navigieren Sie über die Hauptnavigation zum Bereich Pipeline Abschnitt.
Verwenden Sie den Pipeline-Auswahl um zwischen Pipelines zu wechseln.
Das Kanban-Board wird aktualisiert und zeigt nur die Phasen und Elemente der ausgewählten Pipeline an.
Beim Wechsel der Pipeline wird die Phasensichtbarkeit zurückgesetzt und die Ansicht lädt Phasen und Elemente neu.
Elemente in einer Pipeline erstellen
Wenn Sie ein neues Element (Deal, Kandidat usw.) erstellen, müssen Sie angeben, zu welcher Pipeline es gehört. Das Element wird standardmäßig in der ersten Phase dieser Pipeline erstellt.
Elemente zwischen Phasen ziehen
Öffnen Sie die Kanban-Ansicht für Ihre Pipeline.
Klicken Sie auf eine Elementkarte und halten Sie sie gedrückt.
Ziehen Sie sie in eine andere Phasenspalte.
Lassen Sie los, um sie in der neuen Phase abzulegen.
Die Phase des Elements wird sofort aktualisiert und die Änderung wird in Ihrem Konto gespeichert.
Elementfelder anpassen
Benutzerdefinierte Felder können auf eine bestimmte Pipeline beschränkt oder pipeline-übergreifend gemeinsam genutzt werden:
Gemeinsame Felder erscheinen bei Elementen in jeder Pipeline.
Pipeline-spezifische Felder erscheinen nur bei Elementen innerhalb dieser Pipeline.
Beim Erstellen oder Bearbeiten benutzerdefinierter Felder können Sie festlegen, ob sie für alle Pipelines oder nur für eine gelten.
FAQ
F: Kann ich mehrere Pipelines haben? A: Ja! Sie können so viele Pipelines erstellen, wie Sie benötigen – eine für den Vertrieb, eine für die Personalbeschaffung, eine für das Onboarding usw. Jede ist vollständig unabhängig.
F: Was passiert mit meinen vorhandenen Daten, wenn ich Pipelines aktiviere? A: Alle vorhandenen Deals und Phasen werden automatisch in eine Standard-„Sales Pipeline" migriert, sodass Ihr Workflow ohne Unterbrechung fortgesetzt wird.
F: Kann ich ein Element von einer Pipeline in eine andere verschieben? A: Ja. Öffnen Sie die Detailseite des Elements und verwenden Sie die Option „In Pipeline verschieben". Sie wählen die Ziel-Pipeline und die Phase darin aus.
F: Kann ich eine Pipeline löschen? A: Ja, aber nur, wenn sie nicht die Standard-Pipeline ist und keine Elemente enthält. Verschieben oder löschen Sie zunächst alle Elemente und löschen Sie dann die Pipeline unter Einstellungen → Pipelines.
F: Was ist der Unterschied zwischen einer Pipeline und einer Phase? A: Eine Pipeline ist ein vollständiger Workflow (z. B. „Sales Pipeline"). Eine Phase ist ein Schritt innerhalb dieses Workflows (z. B. „Lead", „Qualifiziert", „Angebot"). Jede Pipeline hat ihre eigenen Phasen.
F: Kann ich die Namen der Elemente in meiner Pipeline anpassen? A: Ja! Wenn Sie eine Pipeline erstellen, legen Sie die Entitätsbezeichnung fest. Anstelle von „Deal" können Sie Elemente auch „Kandidat", „Kunde", „Ticket" oder beliebig anders nennen. Diese Bezeichnung erscheint überall in der Pipeline.
F: Können benutzerdefinierte Felder auf eine Pipeline beschränkt sein? A: Ja. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, können Sie es auf eine bestimmte Pipeline beschränken oder es pipeline-übergreifend gemeinsam nutzen. Gemeinsame Felder erscheinen bei Elementen in jeder Pipeline; pipeline-spezifische Felder erscheinen nur in der ihnen zugewiesenen Pipeline.
F: Was ist die Standard-Pipeline?
A: Jeder Mandant muss eine Standard-Pipeline haben. Dies ist die Pipeline, die geladen wird, wenn Sie zu /pipeline navigieren, ohne eine Pipeline-ID anzugeben. Sie können die Standard-Pipeline unter Einstellungen → Pipelines ändern.
F: Kann ich meine Pipelines neu anordnen? A: Ja. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines und ziehen Sie Pipelines nach oben oder unten, um ihre Anzeigereihenfolge zu ändern. Diese Reihenfolge wird im Pipeline-Auswahl-Dropdown übernommen.
F: Kann ich Phasen innerhalb einer Pipeline neu anordnen? A: Ja. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines, wählen Sie die Pipeline aus und ziehen Sie Phasen im Abschnitt „Phasenverwaltung" nach oben oder unten.
F: Was passiert, wenn ich eine Phase lösche? A: Sie können eine Phase nur löschen, wenn sie keine Elemente enthält. Wenn sich Elemente in der Phase befinden, verschieben Sie diese zuerst in eine andere Phase.
F: Kann ich für verschiedene Pipelines unterschiedliche Berechtigungen festlegen? A: Noch nicht. Berechtigungen auf Pipeline-Ebene sind eine geplante Funktion, aber derzeit nicht verfügbar.
Best Practices
1. Verwenden Sie Pipelines, um Ihre Geschäftsprozesse abzubilden
Erstellen Sie für jeden unterschiedlichen Workflow in Ihrer Organisation eine separate Pipeline. Zum Beispiel:
Vertriebspipeline für Deals vom Interessenten zum Kunden
Einstellungspipeline für Workflows vom Kandidaten zur Einstellung
Kunden-Onboarding-Pipeline für die Einrichtung neuer Kunden
Support-Eskalationspipeline für die Ticketlösung
So bleiben Workflows organisiert und unzusammenhängende Elemente beeinträchtigen sich nicht gegenseitig.
2. Phasen klar und einheitlich benennen
Verwenden Sie Phasennamen, die den tatsächlichen Status eines Elements widerspiegeln:
✅ Gut: „Lead", „Qualifiziert", „Angebot", „Abgeschlossen (Gewonnen)"
❌ Vermeiden: „Schritt 1", „Schritt 2", „Schritt 3"
Klare Phasennamen helfen Ihrem Team, auf einen Blick zu verstehen, wo sich Elemente im Workflow befinden.
3. Farben zur visuellen Unterscheidung von Pipelines verwenden
Weisen Sie jeder Pipeline eine eindeutige Farbe zu, damit Teammitglieder schnell erkennen können, welchen Workflow sie gerade anzeigen. Zum Beispiel:
Blau für Vertrieb
Grün für Einstellungen
Orange für Onboarding
Rot für Support
4. Phasen fokussiert und handlungsorientiert gestalten
Jede Phase sollte einen bedeutsamen Schritt in Ihrem Workflow darstellen. Vermeiden Sie zu viele Phasen (empfohlen: 4–7 pro Pipeline) oder zu wenige (was wichtige Details verbergen kann).
5. Eine klare Standard-Pipeline festlegen
Wählen Sie die Pipeline, die Ihr Team am häufigsten verwendet, als Standard. Diese Pipeline wird geladen, wenn Teammitglieder zum Bereich „Pipeline" navigieren – sie sollte daher Ihren primären Workflow darstellen.
6. Pipeline-spezifische benutzerdefinierte Felder für workflow-spezifische Daten verwenden
Wenn Sie Daten haben, die nur für eine Pipeline relevant sind, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld, das auf diese Pipeline beschränkt ist. Zum Beispiel:
Fügen Sie in Ihrer Einstellungspipeline ein Feld „Gehaltsvorstellung" hinzu
Fügen Sie in Ihrer Vertriebspipeline ein Feld „Vertragswert" hinzu
So bleibt Ihr Datenmodell übersichtlich und irrelevante Felder erscheinen nicht in unzusammenhängenden Pipelines.
7. Ungenutzte Pipelines regelmäßig prüfen und bereinigen
Überprüfen Sie regelmäßig unter Einstellungen → Pipelines und löschen Sie Pipelines, die nicht mehr verwendet werden. So bleibt Ihr Arbeitsbereich organisiert und die Pipeline-Auswahl übersichtlich.
8. Ihr Team in Pipeline-Konventionen schulen
Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder verstehen:
Wofür jede Pipeline verwendet wird
Was die Phasen bedeuten und wann Elemente zwischen ihnen verschoben werden sollen
Welche benutzerdefinierten Felder für welche Pipelines gelten
Dies verhindert Verwirrung und sorgt für eine einheitliche Dateneingabe.
9. Drag-and-Drop verwenden, um Elemente durch Phasen zu bewegen
Die Kanban-Ansicht ist für schnelles, visuelles Workflow-Management konzipiert. Verwenden Sie Drag-and-Drop, um Elemente zwischen Phasen zu verschieben, anstatt sie einzeln zu bearbeiten. Dies ist schneller und hält Ihr Team auf den Workflow fokussiert.
10. Abgeschlossene Elemente angemessen archivieren oder löschen
Sobald Elemente eine Abschlussphase erreichen (z. B. „Abgeschlossen (Gewonnen)" im Vertrieb oder „Eingestellt" bei Einstellungen), entscheiden Sie, ob Sie sie zur historischen Nachverfolgung behalten oder löschen möchten. Das Behalten abgeschlossener Elemente kann Ihre aktive Pipeline unübersichtlich machen, das Löschen hingegen entfernt historische Daten.