Pipelines konfigurieren

Was sind Pipelines?

Pipelines sind automatisierte Workflows, die aufeinanderfolgende Arbeitsphasen orchestrieren. Jede Pipeline besteht aus geordneten Phasen (z. B. „Lead", „Qualifiziert", „Angebot", „Abgeschlossen – Gewonnen"), und jede Phase enthält einzelne Elemente oder Aufgaben. Pipelines wandeln manuelle, mehrstufige Prozesse in wiederholbare, strukturierte Abläufe um, die Sie konsistent überwachen, visualisieren und verwalten können.

Warum mehrere Pipelines verwenden?

Anstatt alle Ihre Aufgaben in eine einzige Pipeline zu mischen, können Sie separate Pipelines für verschiedene Geschäftsprozesse erstellen:

• Vertriebs-Pipeline — Deals vom Lead bis zum Abschluss verwalten

• Einstellungs-Pipeline — Kandidaten durch Interviewphasen verfolgen

• Kunden-Onboarding — neue Kunden durch den Einrichtungsprozess begleiten

• Support-Eskalation — Tickets nach Schweregrad und Lösungsstatus organisieren

Jede Pipeline hat eine eigene visuelle Identität (Farbe, Symbol), benutzerdefinierte Entitätsbeschriftungen und auf den jeweiligen Workflow zugeschnittene Phasen.

Erste Schritte: Pipelines anzeigen und navigieren

Auf Ihre Pipelines zugreifen

1. Navigieren Sie zum Bereich „Pipelines" (Vertrieb & Marketing > Pipelines) über die Hauptnavigation.

2. Eine Pipeline-Auswahl wird in der Filterleiste angezeigt, neben den Schaltflächen „Deal-Eigenschaften" und „Unternehmenseigenschaften".

3. Klicken Sie auf die Auswahl, um alle verfügbaren Pipelines mit ihren farbigen Punkten anzuzeigen.

4. Wählen Sie eine Pipeline aus, um ihr Kanban-Board mit allen Phasen und Elementen anzuzeigen.

Hinweis: Die Pipeline-Auswahl ist immer sichtbar, wenn Pipelines vorhanden sind, auch wenn Sie nur eine einzige Pipeline haben.

Die Kanban-Ansicht verstehen

Nachdem Sie eine Pipeline ausgewählt haben, sehen Sie:

• Phasen als Spalten — jede Spalte stellt eine Phase in Ihrem Workflow dar (z. B. „Lead", „Qualifiziert", „Angebot", „Abgeschlossen – Gewonnen")

• Elemente als Karten — jede Karte repräsentiert ein Element in dieser Phase (ein Deal, ein Kandidat, ein Kunde oder ein Ticket)

• Farbkodierung — Pipeline und Phasen sind zur schnellen Erkennung visuell durch Farben gekennzeichnet

• Entitätsbeschriftungen — Elemente werden mit der für diese Pipeline definierten Bezeichnung angezeigt (z. B. „Deals" in einer Vertriebs-Pipeline, „Kandidaten" in einer Einstellungs-Pipeline)

Pipelines erstellen und verwalten

Auf die Pipeline-Einstellungen zugreifen

So erstellen, bearbeiten oder verwalten Sie Pipelines:

1. Gehen Sie zu Anpassen → Pipelines

2. Die Seite „Pipeline-Einstellungen" wird mit einer Liste aller Ihrer Pipelines angezeigt

Eine neue Pipeline erstellen

1. Klicken Sie auf Pipeline erstellen (oder die Schaltfläche „Erstellen" auf der Einstellungsseite für Pipelines)

2. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   • Pipeline-Name — z. B. „Einstellungs-Pipeline", „Kunden-Onboarding"

   • Entitätsbezeichnung (Einzahl) — wie Sie ein einzelnes Element nennen, z. B. „Kandidat", „Kunde", „Ticket"

   • Entitätsbezeichnung (Mehrzahl) — die Pluralform, z. B. „Kandidaten", „Kunden", „Tickets"

   • Farbe — verwenden Sie die Farbauswahl, um eine visuelle Kennung für diese Pipeline festzulegen

   • Symbol — optional ein Lucide-Symbol zur visuellen Identifikation auswählen

3. Klicken Sie auf Erstellen

Ihre neue Pipeline ist jetzt bereit. Sie werden zur Pipeline-Detailseite weitergeleitet, um Phasen hinzuzufügen.

Eine Standard-Pipeline festlegen

Eine Pipeline pro Mandant wird als Standard-Pipelinefestgelegt. Wenn Sie zu /pipeline navigieren, ohne eine Pipeline-ID anzugeben, wird Ihre Standard-Pipeline angezeigt.

So legen Sie eine Pipeline als Standard fest:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines

2. Klicken Sie auf das Stern-Symbol neben der Pipeline, die Sie als Standard festlegen möchten

3. Die bisherige Standardeinstellung wird automatisch aufgehoben

Pipelines neu anordnen

Pipelines werden in der Pipeline-Auswahl in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge angezeigt. So ordnen Sie sie neu an:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines

2. Drag-and-Drop Pipelines in die gewünschte Reihenfolge ziehen

3. Die Reihenfolge wird automatisch gespeichert

Pipeline-Metadaten bearbeiten

So bearbeiten Sie den Namen, die Entitätsbezeichnungen, die Farbe oder das Symbol einer Pipeline:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines

2. Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Pipeline

3. Aktualisieren Sie die Felder, die Sie ändern möchten

4. Klicken Sie auf Speichern

Eine Pipeline löschen

So löschen Sie eine Pipeline:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines

2. Klicken Sie auf Löschen neben der Pipeline

3. Wichtig: Eine Pipeline kann nur gelöscht werden, wenn:

   • Sie nicht die Standard-Pipeline ist

   • Sie keine Elemente enthält (alle Elemente müssen zuerst in eine andere Pipeline verschoben werden)

Phasen konfigurieren

Phasen verstehen

Stufen sind die Spalten in Ihrem Kanban-Board. Sie stellen die aufeinanderfolgenden Schritte in Ihrem Workflow dar. Beispielsweise könnte eine Vertriebspipeline Stufen wie „Lead", „Qualifiziert", „Angebot" und „Abschluss gewonnen" haben.

Stufen zu einer Pipeline hinzufügen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines

2. Klicken Sie auf Bearbeiten neben der Pipeline, die Sie konfigurieren möchten

3. Scrollen Sie zum Stufenverwaltung Abschnitt

4. Klicken Sie auf Stufe hinzufügen

5. Geben Sie den Stufennamen ein (z. B. „Lead", „Qualifiziert")

6. Wählen Sie optional eine Farbe für die Stufe

7. Klicken Sie auf Stufe erstellen

Eine Stufe bearbeiten

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines → Bearbeiten [Pipeline-Name]

2. Klicken Sie im Stufenverwaltung Abschnitt auf die Stufe, die Sie bearbeiten möchten

3. Aktualisieren Sie den Stufennamen oder Farbe

4. Klicken Sie auf Speichern

Stufen neu anordnen

Stufen werden in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge ausgeführt. Zum Neuanordnen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines → Bearbeiten [Pipeline-Name]

2. Klicken Sie im Stufenverwaltung Abschnitt, per Drag-and-Drop Stufen neu anordnen

3. Die Reihenfolge wird automatisch gespeichert

Hinweis: Die Reihenfolge ist nach der Festlegung unveränderlich. Zum Neuanordnen müssen Stufen an ihre neuen Positionen gezogen werden; die Reihenfolge von Stufen, die bereits in Ihrem Workflow verwendet wurden, kann nicht geändert werden, ohne sie neu zu erstellen.

Eine Stufe löschen

So löschen Sie eine Stufe:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines → Bearbeiten [Pipeline-Name]

2. Klicken Sie im Stufenverwaltung Abschnitt, klicken Sie auf Löschen neben der Stufe

3. Wichtig: Eine Stufe kann nur gelöscht werden, wenn sie keine Elemente enthält

Benutzerdefinierte Felder und pipeline-spezifische Eigenschaften

Benutzerdefinierte Felder verstehen

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Elementen in Ihrer Pipeline zusätzliche Daten zuordnen. Beispielsweise können Sie Ihrer Vertriebspipeline ein Feld „Auftragswert" oder Ihrer Einstellungspipeline ein Feld „Kandidatenstufe" hinzufügen.

Benutzerdefinierte Felder auf eine Pipeline beschränken

Benutzerdefinierte Felder können:

• Für alle Pipelines freigegeben — das Feld erscheint in jeder Pipeline (z. B. „Firmenname")

• Auf eine bestimmte Pipeline beschränkt — das Feld erscheint nur in dieser Pipeline (z. B. „Interviewrunde" nur in der Einstellungspipeline)

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines benutzerdefinierten Feldes können Sie festlegen, ob es für alle Pipelines oder nur für eine gilt.

Pipeline-spezifische benutzerdefinierte Felder erstellen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines → Bearbeiten [Pipeline-Name]

2. Scrollen Sie zum Benutzerdefinierte Felder Abschnitt

3. Klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen

4. Geben Sie den Feldname und Feldtyp (Text, Zahl, Datum, Dropdown usw.)

5. Wählen Sie den Geltungsbereich: „Nur diese Pipeline" oder „Alle Pipelines"

6. Klicken Sie auf Erstellen

Elemente zwischen Pipelines verschieben

Die Pipeline eines Elements ändern

Elemente gehören genau einer Pipeline an, können aber bei Bedarf in eine andere Pipeline verschoben werden.

So verschieben Sie ein Element in eine andere Pipeline:

1. Element öffnen (Deal, Kandidat, Kunde usw.)

2. Klicken Sie auf In Pipeline verschieben oder die Pipeline-Auswahl in den Elementdetails verwenden

3. Wählen Sie die Zielpipeline

4. Wählen Sie die Phase in dieser Pipeline aus, in der das Element landen soll

5. Klicken Sie auf Verschieben

Das Element befindet sich jetzt in der neuen Pipeline und Phase.

Best Practices für die Pipeline-Konfiguration

Phasen aussagekräftig benennen

Verwenden Sie klare Verb-Substantiv-Kombinationen für Phasennamen, damit die Absicht auf einen Blick erkennbar ist:

• Vertriebspipeline: „Lead", „Qualifiziert", „Angebot", „Gewonnen"

• Einstellungspipeline: „Bewerbung", „Telefoninterview", „Vorstellungsgespräch", „Angebot", „Eingestellt"

• Kunden-Onboarding: „Unterzeichnet", „Einrichtung gestartet", „Aktiv", „Abgewandert"

• Support-Eskalation: „Neu", „In Bearbeitung", „Wartet auf Kunden", „Gelöst"

Elemente atomar halten

Jedes Element sollte eine einzelne, klar abgegrenzte Arbeitseinheit darstellen. Versuchen Sie nicht, mehrere Arbeitsabläufe in einem Element zu kombinieren.

Zweck benutzerdefinierter Felder dokumentieren

Verwenden Sie klare Bezeichnungen und Beschreibungen für benutzerdefinierte Felder, damit Teammitglieder deren Zweck verstehen, ohne in Ihren Konfigurationsverlauf eintauchen zu müssen. Zum Beispiel:

• „Deal-Wert (USD)" statt nur „Wert"

• „Interviewrunde (1–3)" statt „Runde"

• „Onboarding-Fortschritt (%)" statt „Fortschritt"

Farbcodierung strategisch einsetzen

Weisen Sie Pipelines und Phasen eindeutige Farben zu, um sie visuell unterscheidbar zu machen. So erkennen Sie auf einen Blick, in welcher Pipeline Sie arbeiten und in welcher Phase sich ein Element befindet.

Konfiguration versionieren

Behandeln Sie Ihre Pipeline-Definitionen wie Code. Wenn Sie mehrere Pipeline-Varianten haben oder Ihre Phasen häufig aktualisieren, sollten Sie die Änderungen dokumentieren und festhalten, was geändert wurde und warum.

Fortschrittsverfolgung nutzen

Überwachen Sie den Zustand Ihrer Pipelines, indem Sie überprüfen, wie viele Elemente sich in jeder Phase befinden. So erhalten Sie einen Überblick darüber, wo Engpässe entstehen könnten und wo die Arbeit reibungslos fließt.

Beispiele für Pipeline-Strukturen

Vertriebs-Pipeline

Entitätsbezeichnung: Auftrag / Aufträge

Benutzerdefinierte Felder (Pipeline-Bereich):

• Auftragswert (USD)

• Erwartetes Abschlussdatum

• Mitbewerber

• Notizen zur Auftragsphase

Einstellungs-Pipeline

Entitätsbezeichnung: Kandidat / Kandidaten

Benutzerdefinierte Felder (Pipeline-Bereich):

• Interviewrunde (1–3)

• Gehaltsvorstellung

• Startdatum

• Feedback-Notizen

Kunden-Onboarding-Pipeline

Entitätsbezeichnung: Kunde / Kunden

Benutzerdefinierte Felder (Pipeline-Bereich):

• Onboarding-Abschluss (%)

• Account Manager

• Go-Live-Datum

• Support-Stufe

Support-Eskalations-Pipeline

Entitätsbezeichnung: Ticket / Tickets

Benutzerdefinierte Felder (Pipeline-Bereich):

• Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch)

• Kategorie (Fehler, Funktionsanfrage, Support)

• Lösungszeit (Stunden)

• Zugewiesen an

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich mehrere Pipelines haben?

A: Ja! Sie können so viele Pipelines erstellen, wie Sie benötigen. Jede Pipeline ist in sich geschlossen mit eigenen Phasen, Entitätsbeschriftungen und benutzerdefinierten Feldern. So können Sie verschiedene Geschäftsprozesse separat verwalten.

F: Was passiert mit meinen vorhandenen Daten, wenn ich Pipelines erstelle?

A: Ihre vorhandenen Deals werden automatisch in eine Standard-„Sales Pipeline" migriert, um die Abwärtskompatibilität zu gewährleisten. Anschließend können Sie weitere Pipelines für andere Workflows erstellen.

F: Kann ich ein Element von einer Pipeline in eine andere verschieben?

A: Ja. Öffnen Sie das Element, klicken Sie auf In Pipeline verschieben, wählen Sie die Zielpipeline und -phase aus und bestätigen Sie. Das Element wird in die neue Pipeline verschoben.

F: Kann ich eine Pipeline löschen?

A: Eine Pipeline kann nur gelöscht werden, wenn sie nicht die Standard-Pipeline ist und keine Elemente enthält. Wenn Ihre Pipeline Elemente enthält, müssen Sie diese zuerst in eine andere Pipeline verschieben.

F: Kann ich Phasen neu anordnen, nachdem ich sie erstellt habe?

A: Ja. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines → Bearbeiten [Pipeline-Name], und ziehen Sie die Phasen per Drag-and-Drop, um sie neu anzuordnen. Die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert.

F: Kann ich benutzerdefinierte Felder haben, die nur für eine Pipeline gelten?

A: Ja. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, können Sie festlegen, ob es auf eine bestimmte Pipeline beschränkt oder für alle Pipelines verfügbar sein soll. Pipeline-spezifische Felder werden nur in dieser Pipeline angezeigt.

F: Was ist der Unterschied zwischen Entitätsbeschriftungen und Phasennamen?

A: Entitätsbeschriftungen sind die Namen für die Elemente selbst (z. B. „Deal", „Kandidat", „Kunde"). Phasennamen sind die Namen der Workflow-Schritte (z. B. „Lead", „Qualifiziert", „Angebot"). In einer Einstellungs-Pipeline beispielsweise lautet die Entitätsbeschriftung „Kandidat", und die Phasen könnten „Bewerbung", „Telefoninterview", „Vorstellungsgespräch" usw. sein.

F: Kann ich eine Pipeline als Standard festlegen?

A: Ja. Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines, klicken Sie auf Stern-Symbol neben der Pipeline, die Sie als Standard festlegen möchten, und sie wird zu Ihrer Standard-Pipeline. Wenn Sie zu /pipeline navigieren, ohne eine Pipeline-ID anzugeben, wird Ihre Standard-Pipeline angezeigt.

F: Wie benenne ich eine Pipeline um?

A: Gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines, klicken Sie auf Bearbeiten neben der Pipeline, aktualisieren Sie den Pipeline-Name, und klicken Sie auf Speichern.

F: Kann ich die Farbe einer Pipeline oder Phase ändern?

A: Ja. Für Pipelines gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines, klicken Sie auf Bearbeiten, und verwenden Sie die Farbauswahl. Für Phasen gehen Sie zu Einstellungen → Pipelines → Bearbeiten [Pipeline-Name], klicken Sie auf die Phase und aktualisieren Sie deren Farbe.

F: Was passiert, wenn ich eine Phase mit Elementen darin lösche?

A: Sie können eine Phase, die Elemente enthält, nicht löschen. Sie müssen zunächst alle Elemente aus dieser Phase entfernen (entweder in eine andere Phase derselben Pipeline oder in eine andere Pipeline).

F: Kann ich denselben Phasennamen in mehreren Pipelines verwenden?

A: Ja. Jede Pipeline verfügt über einen eigenen Satz von Phasen, sodass Sie denselben Phasennamen (z. B. „Lead") in mehreren Pipelines ohne Konflikte verwenden können.

F: Wie zeige ich alle Elemente über alle Pipelines hinweg an?

A: Verwenden Sie den Pipeline-Auswahl in der Filterleiste, um zwischen Pipelines zu wechseln. Derzeit gibt es keine pipeline-übergreifende Berichtsansicht, Sie können jedoch jede Pipeline einzeln anzeigen.