Guide d'utilisation du LMS

Le portail d'apprentissage transforme ellocharlie en LMS. Vous créez des cours dans le CRM ; vos clients se connectent à votre propre portail, suivent des leçons, passent des examens et obtiennent des certificats — et leur progression apparaît sur leur fiche de contact, à côté de leurs affaires et tickets.

Il y a deux parties, qui ne se mélangent jamais :

Les apprenants disposent de leurs propres comptes, de leur propre connexion et de leur propre session. Ils n'ont jamais accès au CRM, aux autres apprenants ni à aucune information interne.

Avant de commencer

• Ouvrez Cours LMS depuis la navigation principale (Support > Cours LMS).

• Vous pouvez Prévisualiser n'importe quel cours en tant qu'apprenant à tout moment, y compris lorsqu'il est encore en brouillon — rien de ce que vous faites en prévisualisation n'est enregistré. C'est le moyen le plus rapide de vérifier votre travail.

• Récupérez le lien de votre portail dans Apprentissage → Paramètres → Accès → Lien du portail — il ressemble à https://app.ellocharlie.com/learn/<your-slug>. C'est l'URL que vous communiquez aux apprenants.

• Rien n'est visible par les apprenants tant qu'un cours n'est pas publié, vous pouvez donc créer en toute liberté.

Comment les éléments s'articulent

Cours  ──  ce à quoi un apprenant s'inscrit et pour lequel il obtient un certificat
  └─ Module      un chapitre. Image facultative, verrouillage facultatif « terminer le précédent obligatoire »,
  │              et optionnellement son propre examen.
  │    └─ Leçon    l'unité de contenu : un corps en markdown + une vidéo intégrée facultative.
  └─ Examen final  facultatif. Le réussir complète le cours et génère le certificat.

Deux autres concepts viennent s'y ajouter :

• Audiences — groupes nommés réutilisables (par tag de personne et/ou entreprise) qui contrôlent quels cours un apprenant peut voir. Un cours sans audience associée est visible par tous.

• Apprenants — un compte apprenant est automatiquement lié à une personnedu CRM. Si l'adresse e-mail existe déjà dans votre CRM, elle est liée à ce contact ; sinon, un nouveau contact est créé avec le statut client.

Exemple concret : créer « Premiers pas avec Acme Analytics »

Voici le flux complet, du début à la fin — trois modules, huit leçons, un quiz de module bloquant et un examen final.

Étape 1 — Lancer l'assistant de cours

Depuis Apprentissage, cliquez sur Nouveau cours. Vous disposez d'un assistant en cinq étapes (Cours → Modules → Leçons → Examen → Révision). Votre progression est sauvegardée en tant que brouillon local, ce qui vous permet de fermer l'onglet et de reprendre ultérieurement — un message « Brouillon restauré » s'affichera.

Étape 1 sur 5 · Cours. Renseignez les informations de base :

La description courte est ce que les apprenants lisent sur la carte du catalogue ; rédigez-la en une phrase indiquant ce qu'ils seront capables de faire à l'issue du cours. Chaque champ de texte comporte un bouton ✨ — voir Aide à la rédaction par IA ci-dessous.

Étape 2 sur 5 · Modules. Ajoutez-en trois :

1. Bienvenue et configuration

2. Créer votre premier tableau de bord

3. Aller plus loin

Chaque module peut inclure une description et une URL d'image (affichée en miniature à côté du module sur la page du cours pour l'apprenant). Deux à cinq modules représentent le nombre idéal.

Étape 3 sur 5 · Leçons. Ajoutez des titres sous chaque module — le contenu viendra plus tard :

Chaque ligne de leçon accepte également un slug, une URL de vidéo facultative et une durée estimée en minutes. Un titre suffit pour l'instant.

Étape 4 sur 5 · Examen. Activez Inclure un examen final, réglez le curseur de score de passage sur 80 %, et rédigez deux ou trois questions pour commencer — chacune comprend un énoncé, 2 à 6 options et une réponse correcte. Vous pourrez en ajouter d'autres ultérieurement dans l'éditeur complet.

Étape 5 sur 5 · Révision. Vérifiez le plan (3 modules · 8 leçons · examen final à 80 %) et cliquez sur Créer. Le cours est créé en tant que brouillon — les apprenants ne peuvent pas encore le voir.

Étape 2 — Rédiger les leçons

Vous accédez à l'éditeur de cours. Il s'agit d'une disposition en onglets verticaux avec un historique sur la droite :

Ouvrez Leçons → Connecter une source de données → Modifier et renseigner :

• Corps (Markdown) — le contenu de la leçon. Les titres, listes, liens et blocs de code délimités fonctionnent tous.

• URL de la vidéo — collez un lien YouTube, Vimeo ou Loom ; le fournisseur est détecté à l'enregistrement et la vidéo est intégrée au-dessus du corps.

• Durée estimée (minutes) — affichée aux apprenants pour qu'ils puissent planifier.

• Slug d'URL — lettres minuscules, chiffres et tirets ; unique au sein du module.

Répétez l'opération pour les sept autres. Les corps de leçon sont l'endroit où l'aide à la rédaction par IA est vraiment utile — voir ci-dessous.

Étape 3 — Ajouter un quiz de module qui verrouille le module suivant

Ouvrez Modules → Building your first dashboard → Modifier, puis son onglet Examen . Créez l'examen, puis définissez :

• Score de passage % — laissez vide pour hériter de la valeur par défaut du cours (80 %).

• Nombre de tentatives max. — vide signifie illimité.

• Doit être réussi pour déverrouiller le module suivant — laissez activé pour que les apprenants ne puissent pas commencer Aller plus loin avant d'avoir réussi. Désactivez cette option si vous souhaitez que le quiz serve uniquement d'entraînement.

Ajoutez des questions de la même manière que pour l'examen final. Lorsque vous êtes sur le module, le commutateur Exiger le module précédent remplit le même rôle sans quiz : les apprenants doivent terminer chaque leçon du module précédent avant que celui-ci ne soit accessible.

Étape 4 — Finaliser l'examen final

De retour sur le cours, ouvrez Questions de l'examen final et complétez le reste. Par question :

• Intitulé — une question claire testant un seul concept.

• Options — entre 2 et 6, avec une marquée comme correcte.

• Explication (facultatif) — affichée à un apprenant après qu'il réponde incorrectement. Vaut la peine d'être rédigée ; c'est ce qui distingue un test d'un outil pédagogique.

Sur Détails de l'examen vous pouvez également définir un titre, une description affichée juste avant que l'apprenant commence, un score de passage et un nombre de tentatives maximum par examen, ainsi que mélanger les questions.

Étape 5 — Décider qui peut le voir

Si ce cours est destiné à tout le monde, ignorez cette étape. S'il est destiné à un segment particulier, dans l'onglet Cours sélectionnez un ou plusieurs Audiences (créez-les sous Apprentissage → Paramètres → Audiences — chacune est un nom associé à un ensemble de tags de personnes et/ou d'entreprises).

Un cours sans aucune audience associée est visible par tout le monde, y compris les visiteurs non connectés. Un cours avec une audience est masqué du catalogue — et renvoie « introuvable » si quelqu'un devine l'URL — à moins que le contact lié de l'apprenant connecté ne corresponde à l'une de ses audiences par entreprise ou tag. Comme la correspondance nécessite un apprenant connecté, les cours restreints à une audience sont toujours invisibles pour les visiteurs déconnectés.

Étape 6 — Prévisualiser avant que quiconque ne le voie

Cliquez sur Prévisualiser dans l'en-tête de l'éditeur de cours. Le cours s'ouvre dans un nouvel onglet tel qu'un apprenant le voit — pendant qu'il est encore en brouillon, et sans que vous ayez besoin d'un compte apprenant.

Vous pouvez parcourir l'intégralité du contenu : lire les leçons, cliquer sur Marquer comme terminé, suivre la chaîne Suivant de leçon en leçon jusqu'à l'examen de module, et passer l'examen final pour obtenir une note. Une bannière ambrée en haut de la page vous rappelle qu'il s'agit d'une prévisualisation.

Rien de ce que vous faites en prévisualisation n'est enregistré. Aucune inscription, aucune progression, aucune tentative d'examen, aucun certificat — et rien de tout cela n'affecte les chiffres de votre rapport Apprentissage. Fermez l'onglet et la prévisualisation se réinitialise. C'est ce qui permet de naviguer en toute sécurité dans un cours en cours de construction.

Quelques points à savoir :

• La prévisualisation fonctionne sur les brouillons, c'est tout l'intérêt — vous n'avez pas besoin de publier pour voir votre travail.

• Les modules verrouillés s'affichent toujours comme verrouillés , mais la prévisualisation ne vous bloque jamais, vous pouvez donc accéder directement à la leçon 12 pour vérifier un paragraphe.

• La prévisualisation est également disponible sur chaque fiche de cours de la Apprentissage page, vous n'avez donc pas besoin d'ouvrir l'éditeur au préalable.

• Seuls les membres du personnel connectés à votre compte peuvent prévisualiser. Si quelqu'un copie le lien de prévisualisation et l'ouvre sans être connecté, il obtient « introuvable » — un brouillon ne fuite jamais.

Cinq minutes ici permettent de détecter plus de problèmes que n'importe quelle relecture de l'éditeur.

Étape 7 — Publier

Dans l'onglet Cours , définissez Statut sur Publié. L'en-tête récupère un Voir la page publique lien. Votre cours est maintenant dans le catalogue à /learn/<your-slug>/catalog.

Remettez-le sur Brouillon pour le retirer, ou sur Archivé pour le mettre à la retraite.

Référence : rôle de chaque élément

Cours

Titre · slug · description courte (fiche catalogue) · description longue (markdown, page du cours) · image hero · statut (brouillon / publié / archivé) · score de réussite par défaut · audiences.

Module

Titre · description · URL de l'image · ordre · Exiger le module précédent · examen de module optionnel.

Leçon

Titre · slug · corps en markdown · URL vidéo (YouTube / Vimeo / Loom) · durée estimée en minutes · ordre.

À propos du slug. Il se remplit automatiquement à partir du titre de la leçon (« Lesson 1 » → lesson-1) et continue de suivre le titre jusqu'à ce que vous saisissiez vous-même une valeur dans le champ slug — après cela, il vous appartient et ne changera pas lorsque vous renommerez la leçon.

Les slugs doivent uniquement être uniques au sein d'un module, donc une leçon summary dans le Module 1 et une autre dans le Module 2 ne posent aucun problème. Si deux leçons dans le même module devaient entrer en conflit, ellocharlie ajoute automatiquement un numéro (summary, summary-2). Vous ne verrez une erreur que si vous saisissez manuellement un slug déjà utilisé par un élément frère — et le message indiquera le slug ainsi que le module concerné afin que vous sachiez exactement lequel modifier.

Prévisualiser

Disponible depuis l'en-tête de l'éditeur de cours et depuis chaque fiche sur la Apprentissage page. Ouvre le cours dans un nouvel onglet exactement tel qu'un apprenant le voit, y compris les brouillons, et vous permet de parcourir les leçons et de passer des examens sans enregistrer quoi que ce soit. Voir Étape 6.

Examens

Il en existe deux types, et vous pouvez utiliser les deux dans un même cours :

Les deux prennent en charge un score de réussite (laisser vide pour hériter de la valeur par défaut du cours), un nombre maximal de tentatives (vide = illimité), des questions mélangées, et des questions à choix multiples avec 2 à 6 options, une seule bonne réponse et une explication facultative.

Seul le choix multiple à réponse unique est pris en charge aujourd'hui — pas de vrai/faux, sélection multiple ou texte libre.

Comment le séquençage et le verrouillage fonctionnent réellement

• Par défaut, chaque leçon est ouverte — les apprenants peuvent naviguer librement.

• Un module se verrouille lorsqu'il est activé Exiger le module précédent, ou lorsqu'un module précédent comporte un examen de validation.

• Lorsqu'il est verrouillé, l'apprenant doit avoir complété chaque leçon de chaque module précédent et réussi chaque examen de module de validation avant qu'il s'ouvre.

• Après qu'un apprenant marque une leçon comme terminée, le bouton devient un bouton contextuel Suivant — la leçon suivante, le module suivant, Passer l'examen du module, Passer l'examen final, ou Retour à mon apprentissage, selon leur position dans le parcours.

• La progression du cours est un pourcentage direct des leçons complétées. Un cours est terminé à 100 % des leçons et et un examen final réussi (s'il y en a un). La complétion ne recule jamais.

Aide à la rédaction par IA

Le bouton ✨ situé à côté d'un champ de texte ouvre un petit assistant qui rédige le champ depuis zéro ou améliore son contenu. Il propose des suggestions rapides (Améliorer, Plus court, Plus long, Plus professionnel, Plus convivial, et pour les corps de leçons Ajouter un exemple, Développer avec plus de détails, Ajouter un résumé à la fin), vous pouvez saisir votre propre instruction, et il affiche un avant/après pour que vous puissiez Utiliser ceci, Ignorer, ou Réessayer.

Disponible sur : titre du cours, description courte et longue, titre et description du module, titre et corps de la leçon, titre et description de l'examen, intitulés des questions et explications des réponses. Votre intégration Claude doit être connectée ; sans elle, le bouton indique que Claude n'est pas connecté.

Contrôler l'accès des apprenants

Tout ceci se trouve sous Apprentissage → Paramètres.

Onglet Accès

Mode d'inscription :

• Ouvrez — toute personne disposant du lien vers le portail peut créer un compte. Idéal pour la formation produit publique.

• Sur invitation uniquement — un code d'invitation valide est requis pour s'inscrire. Idéal pour les formations payantes, les cohortes ou les équipes internes. Le portail masque son bouton « Créer un compte » dans ce mode.

Exiger l'approbation d'un administrateur est un interrupteur indépendant qui fonctionne avec l'un ou l'autre mode : les nouvelles inscriptions sont maintenues en attente en tant que en attente et ne peuvent pas se connecter tant que vous ne les avez pas approuvées.

L'onglet contient également votre Lien du portail.

Onglet codes d'invitation

Créez des codes avec une description facultative, nombre maximum de rachats (vide = illimité), et un date d'expiration. Le tableau affiche les utilisations des codes de réduction ; les codes peuvent être désactivés ou supprimés.

Onglet Approbations

La file d'attente des apprenants en attente, avec approbation ou rejet en un clic. Le badge de l'onglet indique le nombre d'apprenants en attente. Les apprenants rejetés ne peuvent pas se connecter.

Onglet Audiences

Créer des audiences nommées à partir de balises de personne et/ou entreprises, puis associez-les aux cours dans l'onglet Cours de l'éditeur de cours. Un apprenant voit un cours restreint lorsque son contact associé appartient à l'une des entreprises répertoriées ou porte l'un des tags répertoriés.

Onglet Intégrer

Facultatif HTML de tête et Corps HTML injecté dans le portail apprenant — pour les analyses, un chargeur de widget de chat ou similaire.

Réinitialisations de mot de passe

Les apprenants gèrent eux-mêmes : Mot de passe oublié ? sur la page de connexion, envoie un lien valable pendant une heure et à usage unique. La réinitialisation les déconnecte partout. Il n'y a pas de vérification par e-mail ni d'authentification à deux facteurs pour les apprenants.

Ce que voit l'apprenant

Les apprenants peuvent également basculer le portail entre le mode clair et le mode sombre ; le choix est mémorisé sur leur appareil.

Certificats

Un certificat est émis automatiquement lorsqu'un apprenant réussit l'examen final, ou complète toutes les leçons d'un cours qui ne comporte pas d'examen final. Un certificat par apprenant et par cours, avec un numéro de certificat à 12 caractères.

Chaque certificat dispose d'une page de vérification publique à l'adresse /learn/<your-slug>/certs/<certificate-number> — toute personne disposant du numéro peut confirmer son authenticité, consulter le nom de l'apprenant, le cours et la date d'émission. Il s'affiche sous forme de « Certificat de réussite » à l'écran ; le téléchargement en PDF n'est pas encore disponible.

Connexion automatique depuis le widget d'assistance

Si vous utilisez le widget d'assistance, vous pouvez ajouter une carte Formation sur son écran d'accueil : Paramètres → Centre d'assistance → Apparence → Formation. Activez Afficher la carte, puis sélectionnez les entreprises et/ou tags pour lesquels elle doit apparaître.

Les visiteurs correspondants qui cliquent dessus arrivent sur votre catalogue déjà connectés — sans mot de passe. La carte reste masquée à moins que l'adresse e-mail du visiteur ne corresponde à un contact CRM dans votre ciblage, et elle se masque entièrement si vous n'avez aucun cours publié ou aucun ciblage configuré.

Où la formation apparaît dans le CRM

• Fiche de contact → Panneau Formation — compte apprenant de ce contact, statut d'approbation, dernière connexion, progression par cours avec le détail au niveau des modules, et certificats obtenus.

• Fiche entreprise → Panneau Formation — Nombre de cours commencés / terminés / certifiés pour l'ensemble des personnes de cette entreprise, ainsi que des récapitulatifs par cours et par personne.

• Éditeur de cours → Historique — un journal d'audit de toutes les modifications apportées à ce cours (création, mise à jour, publication, ajout ou suppression de modules et de leçons), ainsi que les étapes clés des apprenants telles que les inscriptions, les réussites, les résultats aux examens et les certificats.

• Formation → Paramètres → Historique — le même principe pour les modifications des paramètres du portail, affiché à droite de chaque onglet de paramètres.

Rapports

Accédez-y depuis la page d'accueil Rapports sous le nom Cours de formation, ou accédez directement à /reporting/learning. Il comprend un filtre de plage de dates et :

• Huit KPI : cours publiés · apprenants actifs · nouvelles inscriptions · réussites · taux de réussite · score moyen aux examens · taux de succès aux examens · certificats émis.

• Graphique des tendances d'inscription et de réussite.

• Un classement des cours triable — cliquez sur une ligne pour afficher le détail.

• Leçons avec le plus fort taux d'abandon — les leçons avec les taux de complétion les plus faibles, là où un cours est généralement défaillant.

• Certificats récents, et un récapitulatif IA avec les points positifs, les préoccupations et les recommandations.

Le détail par cours ajoute le nombre moyen de tentatives pour réussir, le temps moyen de complétion, une ventilation par module, un graphique en barres des abandons par leçon, et — lorsque le cours comporte un examen final — un tableau de difficulté des questions signalant les questions que la plupart des apprenants ratent.

Résolution rapide des problèmes