Slik får du tilgang til prosjektstyring
Naviger til prosjektstyringsseksjonen fra din viktigste ellocharlie-navigasjonsmeny. Du lander på prosjektlistesiden, som viser prosjektene dine med fremdriftsindikatorer og oppgavetall. Herfra kan du se alle aktive prosjekter, opprette nye og få tilgang til individuelle prosjektportaler.
Slik bruker du prosjektstyring
Forstå de to visningene
Listevisning er din primære arbeidsplass for detaljert oppgaveadministrasjon. Den viser:
Prosjekthode med en fremdriftsring som viser samlet fullføring
Prosjekttittel og totalt antall oppgaver
Sammenleggbare oppgavegrupper (faser eller sprinter) med individuelle fremdriftsindikatorer
Oppgaverader som viser avkrysningsboks, tittel, valgfri prioritet og statusmerker
Et «Ny oppgave»-element i hver gruppe for raskt å legge til arbeid
Kanban-visning er ideell for stadiebasert arbeidsflytadministrasjon. Den organiserer oppgaver etter stadium (for eksempel «Å gjøre», «Pågår» eller «Fullført») og lar deg:
Se alle oppgaver samlet, organisert etter gjeldende stadium
Dra og slipp oppgaver mellom stadier for å gjenspeile reell fremdrift
Endre rekkefølgen på oppgaver innenfor et stadium for å sette prioriteter
Endringer gjenspeiles umiddelbart og lagres i systemet ditt
Bytt mellom visninger ved hjelp av visningsvekslingen øverst i prosjektportalen.
Administrere oppgaver
Åpne en oppgave
Klikk på en oppgaverad for å åpne oppgavedetalj-skuffen. Denne skuffen tilbyr to modi:
Visningsmodus: Skrivebeskyttet visning av all oppgaveinformasjon, inkludert tittel, beskrivelse, egendefinerte felt, vedlegg og aktivitetshistorikk
Rediger detaljer-modus: Endre oppgavekonfigurasjon, inkludert tittel, prioritet, status, egendefinerte felt og andre metadata
Redigere oppgavedetaljer
I Rediger detaljer-modus kan du:
Oppdatere oppgavetittel og beskrivelse
Tilordne eller endre prioritetsnivåer
Endre statusmerker og stadietilordning
Fylle ut egendefinerte felt (noen kan være påkrevd av teamet ditt)
Legge til eller fjerne vedlegg og videofiler
Vise vedlegg og video
Filer per oppgave kan lastes ned direkte fra oppgavedetalj-skuffen. Videofiler vises i en lightbox-spiller for enkel forhåndsvisning uten å forlate grensesnittet.
Spore endringer
En aktivitetshistorikk-skuff logger alle endringer som er gjort i en oppgave, inkludert hvem som gjorde endringen, hva som ble endret og når. Du får tilgang til denne fra oppgavedetaljvisningen.
Arbeide med oppgavegrupper
Oppgavegrupper (faser eller sprinter) er sammenleggbare seksjoner i et prosjekt. Hver gruppe viser:
Gruppenavn og fremdriftsindikator per gruppe
Alle oppgaver tilordnet den gruppen
En «Ny oppgave»-knapp for å legge til oppgaver direkte i gruppen
Klikk på sammenlegging-/utvidingsikonet for å skjule eller vise oppgaver i en gruppe, slik at visningen forblir fokusert på det som er relevant.
Gjenopprette slettede oppgaver
Hvis en oppgave ved et uhell blir slettet, åpner du skuffen Slettede elementer fra prosjektportalen. Her kan du se mykt slettede oppgaver og gjenopprette dem til sin opprinnelige gruppe og tilstand. Alle oppgavedata og historikk bevares.
Opprett et prosjekt
Fra prosjektstyringsseksjonen velger du Opprett nytt prosjekt (eller tilsvarende alternativ i grensesnittet ditt)
Skriv inn et prosjektnavn og valgfri beskrivelse
Konfigurer prosjektstrukturen din:
Definer oppgavegrupper (faser, sprinter eller andre logiske inndelinger)
Sett opp egendefinerte felt hvis teamet ditt trenger ytterligere metadata utover tittel, prioritet og status
Angi hvilke egendefinerte felt som er påkrevd for alle oppgaver
Merk prosjektet som Aktivt når du er klar til å begynne å legge til oppgaver
Prosjektet ditt er nå klart — begynn å legge til oppgaver i grupper og følg fremgangen
Prosjektportalen
Når du har opprettet et prosjekt, er prosjektportalen din sentrale arbeidsflate. Den inneholder:
Prosjekthode
Viser prosjektnavnet, en fremdriftsring som viser den totale fullføringsprosenten, og det totale antallet oppgaver på tvers av alle grupper.
Seksjon for oppgavegrupper
Viser alle grupper (faser eller sprinter) i prosjektet. Hver gruppe kan skjules og viser:
Gruppenavn og fremdriftsindikator
Liste over oppgaver i den gruppen
«Ny oppgave»-knapp for rask opprettelse av oppgaver
Oppgaverader
Hver oppgave viser:
Avmerkingsboks for å markere fullføring
Oppgavetittel
Valgfri prioritetsindikator
Statusmerke som viser gjeldende trinn eller tilstand
Klikk for å åpne den fullstendige oppgavedetaljskuffen
Visningsveksler
Bytt mellom Listevisning (detaljert oppgaveadministrasjon) og Kanban-visning (stadiebasert arbeidsflyt) avhengig av gjeldende oppgave.
Statistikkort (hvis aktivert)
Overordnede målinger på tvers av prosjektarbeidsflyten din, som totalt antall oppgaver, fullførte oppgaver eller oppgaver etter prioritet.
Kolonnesynlighet og tilpasning
I Listevisning kan du:
Endre rekkefølgen på kolonner ved å dra dem
Sortere etter hvilken som helst kolonne ved hjelp av sorteringspilene
Slå kolonnesynlighet av og på via innstillingspopoveren
Bruke paginering for å navigere gjennom store oppgavelister
Beste fremgangsmåter
Organiser arbeid i grupper
Bruk oppgavegrupper for å dele prosjekter inn i logiske faser eller sprinter. Dette gjør det enklere for teamet ditt å fokusere på gjeldende arbeid og forstå prosjektstrukturen på et øyeblikk.
Utnytt egendefinerte felt
Sett opp egendefinerte felt som er relevante for teamet ditt – for eksempel ansvarlig person, tidsestimat eller kundereferanse. Merk kritiske felt som påkrevd for å sikre konsekvent datainntasting.
Hold prioriteringer tydelige
Bruk prioritetsindikatorer konsekvent slik at teammedlemmer forstår hvilke oppgaver som trenger oppmerksomhet først. Gjennomgå og oppdater prioriteringer regelmessig etter hvert som prosjektbehovene endrer seg.
Bruk riktig visning for oppgaven
Bytt til Kanban-visning når du trenger å administrere arbeidsflytfaser og flytte oppgaver i bulk. Bruk Listevisning når du trenger å gjennomgå detaljert informasjon, filtrere etter flere kriterier eller gjøre innebygde redigeringer i mange felt samtidig.
Overvåk fremgangen regelmessig
Sjekk fremdriftsringen i prosjekthodet og indikatorer per gruppe for å oppdage flaskehalser og sikre at arbeidet beveger seg fremover. Bruk aktivitetsloggen til å forstå hva som ble endret og når.
Legg ved støttemateriale
Bruk vedlegg og video per oppgave for å holde all relevant kontekst på ett sted. Dette reduserer frem-og-tilbake-kommunikasjon og holder beslutninger dokumentert.
Gjenopprett slettede oppgaver raskt
Hvis en oppgave er slettet ved en feil, bruk skuffen for slettede elementer til å gjenopprette den raskt. All historikk og alle vedlegg er bevart.
FAQ
Hva skjer når jeg markerer en oppgave som fullført?
S: Avkrysningsboksen for oppgaven markeres, og fremdriftsindikatorene for både oppgavegruppen og det overordnede prosjektet oppdateres umiddelbart for å gjenspeile den nye fullføringsprosenten.
Sp: Kan jeg flytte en oppgave til en annen gruppe?
S: Ja. Åpne oppgavedetaljskuffen, bytt til modusen Rediger detaljer, og oppdater gruppetilordningen. Oppgaven flyttes umiddelbart, og fremdriftsindikatorene beregnes på nytt.
Sp: Hva er forskjellen mellom prioritet og status?
S: Prioritet angir viktighet eller hastegrad (f.eks. Høy, Middels, Lav). Status angir det gjeldende arbeidssteget (f.eks. Å gjøre, Pågår, Fullført). Begge kan tilpasses for å samsvare med teamets arbeidsflyt.
Sp: Kan jeg legge til egendefinerte felt i oppgaver?
S: Ja. Når du oppretter et prosjekt, kan du definere egendefinerte felt som alle oppgaver i prosjektet vil inkludere. Egendefinerte felt kan merkes som obligatoriske eller valgfrie. Du kan redigere verdiene for egendefinerte felt i modusen Rediger detaljer i oppgavedetaljskuffen.
Sp: Hvordan kan jeg spore hvem som har gjort endringer i en oppgave?
S: Åpne oppgavedetaljskuffen og se i aktivitetsloggskuffen. Den registrerer alle endringer, inkludert hvem som gjorde dem og når.
Sp: Kan jeg laste ned vedlegg fra en oppgave?
S: Ja. Åpne oppgavedetaljskuffen og klikk på nedlastingsikonet ved siden av et vedlegg. Videofiler kan forhåndsvises i en lightbox-spiller uten å lastes ned.
Sp: Hva skjer hvis jeg ved et uhell sletter en oppgave?
S: Oppgaven blir myksletta, noe som betyr at den er skjult, men ikke permanent fjernet. Åpne skuffen Slettede elementer fra prosjektportalen, og velg Gjenopprett for å hente den tilbake med alle data og all historikk intakt.
Sp: Kan jeg endre rekkefølgen på oppgaver innenfor en gruppe?
S: Ja. I Kanban-visning kan du dra og slippe oppgaver for å endre rekkefølgen innenfor et stadium. I listevisning kan du sortere etter hvilken som helst kolonne for å organisere oppgavene etter ønsket kriterie.
Sp: Lagres endringene mine automatisk?
S: Ja. Alle endringer i oppgaver, grupper og prosjektinnstillinger gjenspeiles umiddelbart og lagres i systemet.