Sådan tilgår du projektstyring
Naviger til afsnittet Projektstyring fra din primære ellocharlie-navigationsmenu. Du lander på projektoverslagssiden, der viser dine projekter med fremskridtsindikatorer og opgaveantal. Herfra kan du se alle aktive projekter, oprette nye og få adgang til individuelle projektportaler.
Sådan bruger du projektstyring
Forståelse af de to visninger
Listevisning er dit primære arbejdsområde til detaljeret opgavestyring. Den viser:
Projekthoved med en fremdriftsring, der viser den samlede færdiggørelsesgrad
Projekttitel og samlet opgaveantal
Sammenklappelige opgavegrupper (faser eller sprints) med individuelle fremskridtsindikatorer
Opgaverækker med afkrydsningsfelt, titel, valgfri prioritet og statusmærker
En "Ny opgave"-funktion i hver gruppe til hurtigt at tilføje arbejde
Kanban-visning er ideel til fasebaseret workflowstyring. Den organiserer opgaver efter fase (f.eks. "Skal udføres", "I gang" eller "Fuldført") og giver dig mulighed for at:
Se alle opgaver på én gang, organiseret efter deres nuværende fase
Trække og slippe opgaver mellem faser for at afspejle den faktiske fremgang
Ændre rækkefølgen af opgaver inden for en fase for at angive prioriteter
Ændringer afspejles øjeblikkeligt og gemmes i dit system
Skift mellem visninger ved hjælp af visningsskifteren øverst i projektportalen.
Administration af opgaver
Åbning af en opgave
Klik på en hvilken som helst opgaverække for at åbne opgavedetaljeskuffen. Denne skuffe tilbyder to tilstande:
Visningstilstand: Skrivebeskyttet visning af alle opgaveoplysninger, herunder titel, beskrivelse, brugerdefinerede felter, vedhæftede filer og aktivitetshistorik
Tilstand til redigering af detaljer: Rediger opgavekonfigurationen, herunder titel, prioritet, status, brugerdefinerede felter og andre metadata
Redigering af opgavedetaljer
I tilstanden til redigering af detaljer kan du:
Opdatere opgavetitlen og beskrivelsen
Tildele eller ændre prioritetsniveauer
Ændre statusmærker og fasetildeling
Udfylde brugerdefinerede felter (nogle kan være obligatoriske for dit team)
Tilføje eller fjerne vedhæftede filer og videofiler
Visning af vedhæftede filer og video
Filer pr. opgave kan downloades direkte fra opgavedetaljeskuffen. Videofiler afspilles i en lightbox-afspiller, så du nemt kan forhåndsvise dem uden at forlade grænsefladen.
Sporing af ændringer
En aktivitetshistorikskuffe registrerer alle ændringer foretaget i en opgave, herunder hvem der foretog ændringen, hvad der blev ændret, og hvornår. Åbn den fra opgavedetaljvisningen.
Arbejde med opgavegrupper
Opgavegrupper (faser eller sprints) er sammenklappelige afsnit inden for et projekt. Hver gruppe viser:
Gruppenavn og fremskridtsindikator pr. gruppe
Alle opgaver tildelt til den pågældende gruppe
En "Ny opgave"-knap til at tilføje opgaver direkte til gruppen
Klik på ikonet for at skjule/udvide for at vise eller skjule opgaver i en gruppe, så du kan holde fokus på det, der er vigtigt.
Gendannelse af slettede opgaver
Hvis en opgave ved et uheld er blevet slettet, åbnes skuffen Slettede elementer fra projektportalen. Her kan du gennemgå blødt slettede opgaver og gendanne dem til deres oprindelige gruppe og tilstand. Alle opgavedata og -historik bevares.
Opret et projekt
Fra afsnittet Projektstyring skal du vælge Opret nyt projekt (eller den tilsvarende mulighed i din grænseflade)
Indtast et projektnavn og en valgfri beskrivelse
Konfigurer din projektstruktur:
Definer opgavegrupper (faser, sprints eller andre logiske opdelinger)
Opret brugerdefinerede felter, hvis dit team har brug for yderligere metadata ud over titel, prioritet og status
Angiv hvilke brugerdefinerede felter der er påkrævet for alle opgaver
Markér projektet som Aktivt, når du er klar til at begynde at tilføje opgaver
Dit projekt er nu klar — begynd at tilføje opgaver til grupper og spor fremskridtet
Projektportalen
Når du har oprettet et projekt, er projektportalen dit centrale arbejdsområde. Den indeholder:
Projekthoved
Viser projektnavnet, en fremskridtsring med den samlede færdiggørelsesprocent og det samlede antal opgaver på tværs af alle grupper.
Sektionen Opgavegrupper
Viser alle grupper (faser eller sprints) i projektet. Hver gruppe kan skjules og viser:
Gruppenavn og fremskridtsindikator
Liste over opgaver i den pågældende gruppe
Knappen "Ny opgave" til hurtig oprettelse af opgaver
Opgaverækker
Hver opgave viser:
Afkrydsningsfelt til markering af fuldførelse
Opgavetitel
Valgfri prioritetsindikator
Statusmærke der viser det aktuelle trin eller den aktuelle tilstand
Klik for at åbne den fulde opgavedetaljeskuffe
Visningsskift
Skift mellem Listevisning (detaljeret opgavestyring) og Kanban-visning (fasebaseret arbejdsgang) afhængigt af din aktuelle opgave.
Statistikkort (hvis aktiveret)
Overordnede målinger på tværs af din projektarbejdsgang, f.eks. samlede opgaver, fuldførte opgaver eller opgaver efter prioritet.
Kolonnesynlighed og tilpasning
I Listevisning kan du:
Omarrangere kolonner ved at trække dem
Sortere efter enhver kolonne ved hjælp af sorteringspilene
Slå kolonnesynlighed til og fra via indstillingsmenuen
Bruge sideinddeling til at navigere gennem store opgavelister
Bedste praksis
Organiser arbejdet i grupper
Brug opgavegrupper til at opdele projekter i logiske faser eller sprints. Dette gør det nemmere for dit team at fokusere på det aktuelle arbejde og forstå projektstrukturen på et øjeblik.
Udnyt brugerdefinerede felter
Opret brugerdefinerede felter, der er relevante for dit team — f.eks. ansvarlig person, tidsskøn eller kundereference. Markér kritiske felter som påkrævede for at sikre ensartet dataindtastning.
Hold prioriteter tydelige
Brug prioritetsindikatorer konsekvent, så teammedlemmer forstår, hvilke opgaver der kræver opmærksomhed først. Gennemgå og opdater prioriteter regelmæssigt, efterhånden som projektets behov ændrer sig.
Brug den rette visning til opgaven
Skift til Kanban-visning, når du skal administrere arbejdsgangstrin og flytte opgaver i bulk. Brug Listevisning, når du skal gennemgå detaljerede oplysninger, filtrere efter flere kriterier eller foretage inline-redigeringer af mange felter på én gang.
Overvåg fremskridtet regelmæssigt
Tjek fremskridtsringen i dit projekthoved og indikatorerne pr. gruppe for at opdage flaskehalse og sikre, at arbejdet skrider frem. Brug aktivitetshistorikken til at forstå, hvad der er ændret og hvornår.
Vedhæft understøttende materialer
Brug vedhæftede filer og video pr. opgave for at samle al relevant kontekst ét sted. Dette reducerer frem-og-tilbage-kommunikation og holder beslutninger dokumenteret.
Gendan slettede opgaver hurtigt
Hvis en opgave er slettet ved en fejl, skal du bruge skuffen Slettede elementer til at gendanne den hurtigt. Al historik og alle vedhæftede filer bevares.
FAQ
Spørgsmål: Hvad sker der, når jeg markerer en opgave som fuldført?
Svar: Opgavens afkrydsningsfelt markeres, og fremdriftsindikatorerne for både opgavegruppen og det samlede projekt opdateres øjeblikkeligt for at afspejle den nye færdiggørelsesprocent.
Spørgsmål: Kan jeg flytte en opgave til en anden gruppe?
Svar: Ja. Åbn opgavedetalje-panelet, skift til tilstanden Rediger detaljer, og opdater gruppeindplaceringen. Opgaven flyttes øjeblikkeligt, og dine fremskridtsindikatorer genberegnes.
Spørgsmål: Hvad er forskellen på prioritet og status?
Svar: Prioritet angiver hastighed eller vigtighed (f.eks. Høj, Mellem, Lav). Status angiver den aktuelle arbejdsfase (f.eks. Skal udføres, I gang, Fuldført). Begge kan tilpasses til at passe til dit teams arbejdsgang.
Spørgsmål: Kan jeg tilføje brugerdefinerede felter til opgaver?
Svar: Ja. Når du opretter et projekt, kan du definere brugerdefinerede felter, som alle opgaver i projektet vil indeholde. Brugerdefinerede felter kan markeres som obligatoriske eller valgfrie. Du kan redigere værdier i brugerdefinerede felter i opgavedetalje-panelets tilstand Rediger detaljer.
Spørgsmål: Hvordan sporer jeg, hvem der har foretaget ændringer i en opgave?
Svar: Åbn opgavedetalje-panelet, og se panelet Aktivitetshistorik. Det registrerer alle ændringer, herunder hvem der foretog dem og hvornår.
Spørgsmål: Kan jeg downloade vedhæftede filer fra en opgave?
Svar: Ja. Åbn opgavedetalje-panelet, og klik på download-ikonet ud for en vedhæftet fil. Videofiler kan forhåndsvises i en lightbox-afspiller uden at blive downloadet.
Spørgsmål: Hvad sker der, hvis jeg ved en fejl sletter en opgave?
Svar: Opgaven slettes foreløbigt, hvilket betyder, at den er skjult, men ikke permanent fjernet. Åbn panelet Slettede elementer fra projektportalen, og vælg Gendan for at gendanne den med alle dens data og historik intakt.
Spørgsmål: Kan jeg ændre rækkefølgen af opgaver i en gruppe?
Svar: Ja, i Kanban-visning kan du trække og slippe opgaver for at ændre rækkefølgen inden for en fase. I listevisning kan du sortere efter en vilkårlig kolonne for at organisere opgaver efter dine foretrukne kriterier.
Spørgsmål: Gemmes mine ændringer automatisk?
Svar: Ja. Alle ændringer af opgaver, grupper og projektindstillinger afspejles øjeblikkeligt og gemmes i dit system.